Quy trình tổ chức sự kiện công ty/ doanh nghiệp chuyên nghiệp

Quy trình tổ chức sự kiện là một trong yếu tố kiên quyết giúp cho sự kiện thành công. Tuy nhiên các bước cụ thể như thế nào thì không phải ai cũng nắm rõ. Hãy cùng Sự Kiện Phú Thọ tìm hiểu quy trình chuẩn để tạo nên sự thành công sự kiện trong bài viết dưới đây nhé!

Mục Lục

1. Tầm quan trọng của quy trình tổ chức sự kiện
2. Quy trình tổ chức sự kiện công ty/ doanh nghiệp cơ bản
3. Những lưu ý khi tổ chức sự kiện
4. Liên Hệ Với Chúng Tôi – Tổ Chức Sự Kiện Tại Việt Trì, Phú Thọ

1. Tầm quan trọng của quy trình tổ chức sự kiện

Đối với tổ chức sự kiện khi bạn nắm được quy trình sẽ mang lại một số lợi ích nhất định như sau:

Giảm thiểu rủi ro: Đây là lợi ích lớn nhất cho các buổi tổ chức. Hơn nữa còn giúp quá trình rà soát và phát hiện các vấn đề xảy ra để có giải pháp khắc phục sớm.
Tăng sự kết nối: Quy trình tổ chức của sự kiện cần có sự phối hợp ăn ý của tất cả các bộ phận. Chỉ cần lơ là một chút cũng có thể ảnh hưởng lớn đến chất lượng sự kiện. Nhờ sự kết hợp nhịp nhàng sẽ tạo ra mối quan hệ tốt hơn giữa các bộ phận.
Quản lý và điều phối sự kiện hiệu quả: Người quản lý các quy trình tổ chức sẽ dễ dàng quản lý và giám sát tiến độ chương trình. Qua đó đánh giá chất lượng và đưa ra giải pháp xử lý kịp thời.
Thể hiện sự chuyên nghiệp: Là doanh nghiệp được khách hàng tin tưởng. Hãy hoàn thành công việc chỉnh chu và tránh sai sót nhất có thể.

2. Quy trình tổ chức sự kiện công ty/ doanh nghiệp cơ bản

Việc tổ chức ra một sự kiện sẽ là hàng loạt các hoạt động liên quan bao gồm nhiều bước. Do đó là quy trình cũng cần được thực hiện kỹ lưỡng và chuyên nghiệp để đảm bảo sự thành công. Dưới đây là các giai đoạn cơ bản trong quy trình tổ chức sự kiện:

2.1. Xác định rõ chủ đề

Đây là bước quan trọng bởi sẽ cung cấp hàng loạt hướng dẫn về mục tiêu, nội dung và cảm hứng cho chương trình. Để xác định được chủ đề bạn cần suy nghĩ mục đích sự kiện, những đối tượng bạn hướng đến. Từ đó xác định cách làm sao để truyền đạt thông điệp tốt nhất đến cho họ.

2.2. Lên ý tưởng tổ chức sự kiện

Đến bước này doanh nghiệp cần lập ra các nhóm chia đều nội dung công việc. Khi được phân ra từng mảng rõ ràng và chi tiết sẽ giúp cho sự kiện càng chuyên nghiệp hơn. Bên cạnh đó cần xác định rõ đối tượng tham gia, kế hoạch, chi phí và nội dung cụ thể của sự kiện. Đồng thời cần tìm hiểu rõ nhu cầu và sở thích của khách mời để tạo ra sự kiện hấp dẫn.

Đặc biệt bạn cũng cần cân nhắc với bộ phận lên ý tưởng. Bởi đây sẽ là linh hồn của sự kiện nên phải hiểu rõ dịch vụ, sản phẩm. Qua đó tạo nên kịch bản chương trình khác biệt và ấn tượng.

2.3. Thiết kế kịch bản

Ở phần này thiết kế chính là việc cụ thể hóa tất cả ý tưởng thành sự thật. Nội dung sẽ bao gồm có nội dung chương trình chi tiết, diễn văn, gameshow, văn nghệ,… Kèm theo đó là xác định địa điểm, thời gian, chủ đề và thiết kế hình ảnh cho chương trình.

2.4. Thực hiện kế hoạch

Dựa vào tất cả các khâu được lên sẵn trước đó, bộ phận nhân sự sẽ thực hiện theo đúng kế hoạch. Điều này sẽ tránh những rủi ro chẳng may xảy ra ngoài ý muốn. Mỗi một bộ phận cần có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc giao đúng hạn.

2.5. Dàn dựng sự kiện

Trước khi tổ chức chính thức từ 1 đến 2 ngày công tác dàn dựng sự kiện cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hiện chu đáo. Bất kỳ sự nhầm lẫn hay sai sót trong giai đoạn này đều có thể gây ảnh hưởng không tốt tới chương trình. Theo như kinh nghiệm tổ chức sự kiện thì cần có sẵn bảng tổng hợp công việc cần làm. Từ đó có thể dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện và đảm bảo cho chương trình thành công tốt đẹp.

2.6. Tiến hành thực hiện chương trình

Thời điểm khi chương trình bắt đầu được thực hiện là minh chứng rõ rệt để biết quy trình tổ chức sự kiện có đúng và chính xác không. Sau khi lập kế hoạch, chuẩn bị và chạy chương trình bạn vẫn cần giám sát. Đồng thời điều chỉnh nhân lực và xử lý các sự cố phát sinh bất ngờ nếu có trong sự kiện.

2.7. Kết thúc sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc công việc cuối là thanh lý hợp đồng với nhà cung cấp. Đồng thời rà soát lại toàn bộ công tác tổ chức. Quá đó rút ra những bài học cho lần tổ chức tiếp theo.

3. Những lưu ý khi tổ chức sự kiện

Một sự kiện dù lớn hoặc nhỏ thì bạn cũng cần chú ý những điều sau trong quy trình tổ chức sự kiện:

Lên kế hoạch tổ chức chi tiết từ chủ đề tới kịch bản.
Lựa chọn vật dụng trang trí phù hợp.
Chuẩn bị kỹ địa điểm thời gian diễn ra sự kiện.
Nội dung kịch bản phải thống nhất phù hợp với chủ đề chương trình.
Âm thanh, ánh sáng cần phải được kiểm tra kỹ lưỡng tránh sự cố.
Theo dõi bám sát chương trình để tránh sự cố ngoài ý muốn.

Trên đây là quy trình tổ chức sự kiện và các lưu ý bạn không nên bỏ qua để có chương trình suôn sẻ nhất. Cho dù là bất cứ sự kiện nào thì công việc của các nhà tổ chức sẽ bao gồm những hạng mục trên. Ngoài ra điều này cũng giúp bạn hạn chế được những rủi ro khiến chương trình gián đoạn.