Hầu hết khi muốn tổ chức một sự kiện hay chương trình doanh nghiệp đều quan tâm đến chi phí tổ chức sự kiện. với mong muốn giúp khách hàng có thể dự toán kinh phí cho sự kiện một cách chính xác và đầy đủ nhất các đơn vị tổ chức sự kiện sẽ thông báo những chi phí phát sinh trước trong và sau khi tổ chức. Sau đây để tính toán chính xác các hạng mục cần thiết phù hợp với chi phí cung sự kiện Phú Thọ tìm hiểu ngay trong bài viết này nhé!
1. Các loại chi phí tổ chức sự kiện cơ bản
Dưới đây là tổng hợp các loại chi phí tổ chức sự kiện:
1.1. Chi phí địa điểm tổ chức sự kiện
Đầu tiên phải nói đến khâu quan trọng nhất khi tổ chức sự kiện đó là thuê địa điểm. Tùy theo bạn tổ chức sự kiện ở đâu và quy mô như thế nào mới có thể đưa ra được lựa chọn nơi tổ chức phù hợp. Trong đó địa điểm được chia thành các loại như:
- Địa điểm do công ty tự chuẩn bị: Đây là phạm vi tổ chức trong công ty hoặc do doanh nghiệp tự xin phép được tổ chức trên một địa điểm cụ thể nào đó.
- Địa điểm thuê: Đây là địa điểm mà doanh nghiệp sẽ phải trả chi phí thuê để thực hiện sự kiện ở đây. Thông thường sẽ là các khu du lịch hoặc nơi chuyên xét ấp từ tổ chức sự kiện. Thông thường những địa điểm này mang lại nhiều tiện ích hơn so với việc tổ chức tại nơi tự chuẩn bị.
1.1.1. Các khoản chi phí địa điểm
Như vậy tổng quan lại chi phí địa điểm sẽ gồm có:
- Chi phí đặt cọc địa điểm
- Khoản chi phí cho thuê bãi đỗ xe nếu có
- Chi phí về bảo hiểm như an toàn lao động, bảo hiểm khi tham gia sự kiện. như vậy tổng quan lại chi phí địa điểm sẽ gồm có:
- Chi phí đặt cọc địa điểm
- Chi phí cho thuê bãi đỗ xe nếu có
- Chi phí về bảo hiểm như an toàn lao động, bảo hiểm khi tham gia sự kiện.
1.1.2. Những tiêu chí khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện
- Vì địa điểm tổ chức sự kiện rất quan trọng nên cần phải dễ dàng duy chuyển thuận lợi về tất cả các hạng mục như chuẩn bị, di chuyển của khách mời. Cụ thể các vấn đề liên quan đến địa điểm như:
- Có bãi đỗ xe
- Lối đi vào sự kiện rộng rãi thông thoáng
- Gần lối thoát hiểm trong trường hợp dự phòng
- Nằm gần các tuyến đường để dễ dàng vận chuyển khi chuẩn bị được thuận lợi
- Có địa điểm thuận lợi để khách mời di chuyển đến
1.2. Chi phí sân khấu, ánh sáng và âm thanh
Có thể nói điểm nhấn của một sự kiện chính là ở sân khấu, ánh sáng và âm thanh. Bên cạnh đó yếu tố con người bắt sân khấu chính là nghệ thống đèn và âm thanh. Do đó sự kiện có thành công hay không cũng một phần nhờ sự góp phần to lớn của chúng.
Bởi ánh sáng thu hút ánh nhìn và âm thanh giúp người nghe tốt hơn. Với hạng mục này bạn cần đầu tư chi phí cho một hệ thống Đèn và âm thanh chuẩn để mang lại hiệu quả tốt hơn.Vì thế, việc đầu tư một sân khấu chỉn chu là rất cần thiết.
Về chi phí thuê thường rơi vào khoảng từ 30 đến 60 % tổng chi phí dành cho sự kiện.
1.3. Chi phí sản xuất, thuê nhân công và nguyên vật liệu
Chi phí sản xuất nguyên vật liệu cũng rất quan trọng. Do đó bạn cần có kế hoạch chi tiết về nguồn nguyên vật liệu sử dụng để sản xuất các phụ kiện trang trí và các dụng cụ phục vụ cho sự kiện.
Bên cạnh đó, việc thuê nhân công lắp ráp các hạng mục, trang trí làm đạo cụ cũng là một phần không thể thiếu. Vì thế bạn cần nhắc kinh phí và tổng quy mô của dự án để thực hiện thành công một cách hợp lý. Đồng thời bạn cũng cần phải đảm bảo tiến độ công việc không nên thuê quá ít hoặc quá nhiều để tránh phát sinh thêm chi phí.
Theo đó, phần chi phí này thường chiếm từ 10 đến 15 phần trăm tổng chi phí của sự kiện.
1.4. Chi phí tiệc tổ chức
Một hạng mục trong chi phí tiệc tổ chức tùy vào chi phí cũng như chất lượng để lựa chọn một đơn vị cung cấp phù hợp. Các loại tiệc mà doanh nghiệp có thể tham khảo bao gồm tiệc trà, tiệc buffet, tiệc theo món nhà hàng,…
Về chi phí tổ chức sự kiện chương trình cũng không hề nhỏ, dao động trong khoảng từ 30 đến 50% tổng chi phí của sự kiện.
1.5. Chi phí nhân sự
Để tiết kiệm chi phí doanh nghiệp có thể sử dụng nhân viên của mình để đảm nhận vị trí đó. ngoài ra nếu như không thể tận dụng nhân viên thì doanh nghiệp có thể thuê đội ngũ nhân sự từ những đơn vị tổ chức sự kiện để vận hành sự kiện chuyên nghiệp và suôn sẻ.
1.6. Một số loại chi phí khác
Ngoài ra, bạn cũng cần chuẩn bị kinh phí dành cho các chi phí khác như:
- Chi phí cho các tiết mục âm nhạc, giải trí dành cho ca sĩ, diễn viên múa,…
- Chi phí quản lý tổ chức sự kiện để sự kiện diễn ra đúng tiến độ cũng như rủi ro xảy ra. Chi phí này thường chiếm khoảng từ 3 đến 10%.
- Chi phí dành cho phát sinh để dự trù cho những tình huống bất ngờ xảy ra và kinh phí này thường rơi vào 5 đến 10 %. Tuy nhiên tùy thuộc vào từng sự kiện, quy mô và hình thức tổ chức mà khoản chi phí này có thể được điều chỉnh cho phù hợp trong từng trường hợp.
2. Kết luận
Trên đây sự kiện Phú Thọ đã chia sẻ những khoản chi phí cần thiết và cơ bản nhất trong một kế hoạch tổ chức sự kiện. Để góp phần giúp doanh nghiệp hiểu và nắm rõ các hạng mục từ đó cân nhắc các khoản chi phí để có một buổi lễ thành công tốt đẹp.
Nếu như bạn cần một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Phú Thọ – Việt Trì – Vĩnh Phúc – Phúc Yên, vui lòng liên hệ ngay cho chúng tôi qua hotline 0888 621 599 để được giúp đỡ nhé!
