Một sự kiện thành công bao gồm rất nhiều yếu tố đòi hỏi có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Bạn đang là người lập kế hoạch sự kiện và tìm cách để cải thiện chương trình. Vậy hãy tham khảo những cách sử dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện sau đây.
Mục Lục
1. Ứng dụng thực tế ảo và tăng cường
Đây là hai ứng dụng công nghệ khá thú vị và thường dùng trong các sự kiện ra mắt sản phẩm, hội thảo, triển lãm. Chúng giúp tái hiện những hình ảnh của sự kiện một cách sinh động và trực quan. Qua đó mang lại cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất.
Ứng dụng nêu trên có thể giúp thúc đẩy tính bền vững cho sự kiện theo nhiều cách khác nhau. Bao gồm:
- Nâng cao trải nghiệm cho người tham dự.
- Dễ dàng tạo ra những trải nghiệm từ xa cho khách hàng mà không cần phải tới tận nơi và tiêu tốn nhiều chi phí.
- Cho phép người xem có thể hình dung về sản phẩm ngay tại nhà mà không phải tới địa điểm tổ chức.
Ngoài ra thông qua các ứng dụng thực tế ảo, tăng cường nhà tổ chức sự kiện cũng có thể giúp nâng cao trải nghiệm bền vững hơn. Bởi giảm thiểu các hoạt động trực tiếp như khí và rác thải sau sự kiện.
2. Thay thế giấy tờ bằng ứng dụng kỹ thuật số và di động
Đây là các ứng dụng rất dễ áp dụng. Hơn nữa bạn còn có thể lựa chọn ứng dụng để thúc đẩy tính bền vững bằng nhiều cách khác nhau. Gồm có:
- Tạo thiệp mời điện tử với những sự kiện có khách mời.
- Dùng biểu mẫu để khảo sát và lấy thông tin người tham dự.
- Tạo mã QR thay các hóa đơn điện tử, vé check in, tài liệu quảng cáo.
- Sử dụng các ứng dụng di động để tạo danh sách, theo dõi tiến độ, đặt thời hạn,…
- Giảm số lượng giấy tờ bằng cách đưa thông tin ở dạng kỹ thuật số mà khách mời có thể dễ dàng truy cập.
3. Tổ chức các sự kiện từ xa hoặc sự kiện kết hợp
Điều này giúp sự kiện trở nên thân thiện với môi trường và tiện lợi hơn rất nhiều. Những tiến bộ trong các nền tảng phát trực tuyến, gọi video cho phép nhà tổ chức có thể làm được điều này.
Bên cạnh đó thông qua những ứng dụng công nghệ, môi trường tham dự sẽ nhỏ hơn. Bởi không chịu tác động của những phương tiện giao thông. Ngoài ra việc sử dụng năng lượng và lãng phí thực phẩm cũng sẽ được loại bỏ.
Hiện nay có nhiều nền tảng sự kiện trực tuyến được thiết kế mới. Chúng được bổ sung nhiều tính năng để tối ưu hóa trải nghiệm cho người dùng hơn so với những ứng dụng phát trực tiếp.
4. Ứng dụng công nghệ khuyến khích di chuyển
Việc hậu cần và vận chuyển có tác động rất lớn đến những năng lượng sự kiện cùng lượng Co2 phát sinh. Có rất nhiều các ứng dụng công nghệ giúp cho các nhà tổ chức giảm thiểu được vấn đề này. Bao gồm một số hạng mục như:
- Khuyến khích khách hàng chọn các hãng xe điện để giảm thiểu khí thải.
- Dùng các ứng dụng đặt xe để khuyến khích và hỗ trợ đi chung taxi tới sự kiện.
- Ứng dụng các công nghệ tiếp thị truyền thông tới người tham dự các hình thức di chuyển bền vững.
5. Công nghệ sự kiện giúp giảm thiểu việc lãng phí thực phẩm
Phục vụ ăn uống có thể gây ra một lượng lớn khí và chất thải gây hại môi trường. Tuy nhiên với việc áp dụng những công nghệ tiên tiến trong việc lập kế hoạch sẽ giúp cải thiện vấn đề này. Nhờ vậy có thể làm giảm tác động cho môi trường từ thực phẩm sự kiện giảm đi đáng kể.
- Làm việc với những nhà cung cấp công nghệ tạo ra thực phẩm hữu cơ theo mùa. Tương tự ứng dụng sẽ kết nối với những người cung cấp thực phẩm sử dụng các công cụ kỹ thuật để giảm chất thải nhà bếp.
- Ứng dụng các biểu mẫu điện tử có sẵn yêu cầu người chơi điền thông chi tiết về sở thích ăn uống. Sau đó đánh giá xem họ có thể ăn uống được bao nhiêu để định lượng thực phẩm sẽ cần sử dụng.
6. Ứng dụng công nghệ giúp giảm năng lượng
Một địa điểm bền vững sẽ tạo ra sự kiện bền vững. Tuy nhiên khi nghiên cứu địa điểm thì người tổ chức cũng cần lưu ý một số thông tin gồm:
- Địa điểm có dùng ánh sáng năng lượng thấp không.
- Địa điểm tổ chức có dùng nguồn năng lượng tái tạo không.
- Địa điểm sự kiện có lắp đặt những công nghệ thông minh để biết được năng lượng cần dùng không.
Qua đó nhiều đơn vị tổ chức đã lựa chọn dùng những giải pháp công nghệ thông minh hơn. Nhờ vậy tạo ra các địa điểm xanh để giảm thiểu việc sử dụng tài nguyên và tìm ra giải pháp thay thế năng lượng xanh. Chẳng hạn như pin năng lượng mặt trời.
Các nhà hoạch định sự kiện cũng sẽ tạo ra một sự kiện bền vững hơn bằng cách chọn địa điểm phù hợp. Để qua đó sử dụng các giải pháp công nghệ cho sự kiện một cách bền vững nhất.
Tổng kết lại sự kết nối giữa các công nghệ và sự kiện ngày nay càng phát triển mạnh. Có thể nói chúng mang lại nhiều trải nghiệm tốt và giúp cho các nhà tổ chức mang lại những trải nghiệm sáng tạo và toàn diện. Từ đó giảm lượng khí thải giúp mang đến sự tiện lợi hơn khi tổ chức sự kiện hơn!
