Hội thảo ảnh hưởng rất nhiều đến các lĩnh vực trong đời sống Động của doanh nghiệp dẫn cá nhân. Có thể nói cách tổ chức hội thảo sẽ có ảnh hưởng trực tiếp đến thành quả đạt được. Vì thế bạn cần phải nắm vững những vấn đề cơ bản trong quy trình tổ chức. Hãy tham khảo ngay hướng dẫn tổ chức hội thảo hội nghị sau đây để lập kế hoạch tổ chức thành công, ý nghĩa nhé.
Mục Lục
1. Tổ chức hội thảo hội thảo là gì?
Hội thảo, hội nghị là một sự kiện được tổ chức với mục đích rõ ràng nhất định. Đối với hội thảo thì có hoạt động chính là thảo luận về các vấn đề trực tiếp đối thoại thăm dò ý kiến, chia sẻ kiến thức nghề nghiệp,…
Nhìn chung tổ chức hội nghị hội thảo chính là cơ hội để các doanh nghiệp, công ty cá nhân gặp gỡ và giao lưu với đối tác. Có thể nói đây là một trong những cách tiếp cận gần nhất với khách hàng để quảng bá hình ảnh của thương hiệu, doanh nghiệp vô cùng hiệu quả.
2. Hướng dẫn tổ chức hội thảo hội nghị chi tiết nhất
Sau đây là các bước hướng dẫn tổ chức hội nghị chi tiết và đầy đủ:
2.1. Xác định chủ đề
Xác định chủ đề của hội thảo là vấn đề rất quan trọng. Bởi khi xác định được chủ đề rõ ràng sẽ góp phần lên đến 30 % thành công cho buổi hội thảo. Bên cạnh đó việc xác định rõ chủ đề cũng là giúp bạn tìm được trọng tâm để dựa vào đó xây dựng nội dung và kế hoạch hội thảo chi tiết và hiệu quả nhất.
2.2. Lên kế hoạch tổ chức
Bất kỳ một công việc nào cũng cần phải có một kế hoạch rõ ràng và cụ thể mới có thể đạt được hiệu quả tốt nhất. Tương tự như vậy quy trình tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp không thể thiếu được một kế hoạch rõ ràng và chi tiết bao gồm:
- Lập dự toán trước kinh phí tổ chức
- Xây dựng nội dung chính của chương trình
- Xác định rõ địa điểm, thời gian tổ chức hội thảo hội nghị
- Xác định rõ mục tiêu và mục đích cần đạt được khi tổ chức
- Tìm và xác định đơn vị tổ chức hội thảo uy tín, tin cậy
- Lên danh sách khách mời tham dự hội thảo hội nghị
- Lập kế hoạch chương trình tổ chức hội thảo chi tiết nhất
2.3. Chuẩn bị hội thảo hội nghị
Chuẩn bị tổ chức hội thảo là một bước không thể thiếu được để có một sự kiện thành công. Cụ thể cần chuẩn bị này sẽ bao gồm:
- In ấn các tài liệu có liên quan để phát cho khách mời
- Chuẩn bị trang thiết bị cần thiết, không gian để tổ chức hội thảo
- Chuẩn bị các hình thức truyền thông phù hợp cho sự kiện
- Các dịch vụ khi tổ chức hội thảo hội nghị như nghỉ ngơi, ăn uống đưa đón khách mời
- Gửi thư mời trước khi hội thảo tổ chức ít nhất là một tuần
2.4. Tổ chức hội thảo chuyên nghiệp
Có thể nói đây là bước trọng tâm và quyết định phần lớn đến việc thành công của hội nghị hội thảo. Vì vậy mà bạn cần phải chuẩn bị thật kỹ càng với các hạng mục như:
- Đón tiếp các khách mời tham dự
- Người dẫn chương trình giới thiệu thành phần khách mời và chủ đề của hội thảo
- Đại diện khách mời phát biểu chương trình khai mạc
- Nội dung chính của chương trình hội thảo hội nghị
- Khách mời nghỉ ngơi ăn uống hội thảo
- Đại diện khách mời tuyên bố bế mạc chương trình
- Người dẫn chương trình thông báo kết thúc hội thảo
Lưu ý: Trong suốt quá trình diễn ra buổi hội nghị hội thảo cần phải có sự điều phối chương trình để đảm bảo diễn ra đúng với kế hoạch bạn đã chuẩn bị.
2.5. Kết thúc chương trình hội thảo hội nghị
Trước khi chương trình kết thúc các bước không thể thiếu được đó là:
- Tặng quà cho khách mời tham dự và thành viên có mặt tại hội thảo
- Quyết toán các khoản chi phí có liên quan tới chương trình
- Thông báo kết luận cuối cùng của hội thảo
2.6. Xử lý các thông tin hậu trường
Tiếp đó bạn cần phải xử lý những thông tin khác liên quan đến hội thảo bao gồm:
- Đánh giá những nội dung liên quan đến những gì đã và chưa đạt được sau chương trình
- Viết báo cáo kiến nghị và tổng kết các tổ chức hội thảo về nội dung này
2.7. Đánh giá tổng quan hiệu quả chương trình
Cuối cùng bạn cần phải đánh giá lại hiệu quả của chương trình hội thảo một cách tổng quan nhất dựa trên ý kiến khách mời; kết quả hoạt động và số người tham dự hội thảo thực tế.
3. Một số điều cần lưu ý khi tổ chức hội thảo hội nghị
Sau khi đã hiểu rõ các bước tổ chức hội thảo hội nghị bạn có thể bám sát và thực hiện theo. Tuy nhiên bạn cũng cần chú ý những điều sau đây:
- Xác định chủ đề chính của chương trình rõ ràng
- Lựa chọn nơi tổ chức đa tiện ích
- Mời đến các chuyên gia để tăng sự tin tưởng
- Truyền thông và quảng bá cho sự kiện
- Thu thập những thông tin khách mời tham dự
Trên đây là hướng dẫn tổ chức hội thảo hội nghị mà Sự Kiện Phú Thọ đã tổng hợp từ kinh nghiệm thực tế. Nếu bạn đang gặp phải các vấn đề khi tổ chức hội thảo hội nghị hãy liên hệ với hotline 0888 621 599 của chúng tôi. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp Sự Kiện Phú Thọ sẽ tư vấn và hỗ trợ cho bạn tận tình nhất.
