Nếu như bạn đã nắm được khái niệm về tổ chức sự kiện thì sẽ thấy được tầm quan trọng của hoạt động này trong kinh doanh. Tuy nhiên quy trình tổ chức sự kiện như thế nào thì không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ. Sau đây hãy cùng Sự Kiện Phú Thọ tìm hiểu quy trình chuẩn cùng những yếu tố tạo nên thành công của sự kiện ở bài viết dưới đây nhé!
Mục Lục
I. Quy trình tổ chức sự kiện mẫu
Có thể nói quy trình tổ chức sự kiện là một loạt các bước và hoạt động liên quan đến việc tổ chức sự kiện. Nó bắt đầu từ việc xác định mục đích cũng như mục tiêu của sự kiện cho đến khi hoàn thành chi tiết.
Cụ thể sẽ bao gồm các bước như sau:
- Xác định nội dung.
- Mục tiêu của sự kiện.
- Lựa chọn địa điểm và ngày giờ.
- Xây dựng kế hoạch chi tiết.
- Tiến hành chuẩn bị
- Tổ chức sự kiện.
- Cuối cùng quản lý và đánh giá sau sự kiện.
Tất cả các quy trình này cần phải được thực hiện một cách kỹ lưỡng và chuyên nghiệp. Có như vậy mới đảm bảo được sự thành công cho sự kiện.
Là một trong những công ty nổi bật trong lĩnh vực tổ chức sự kiện nên sự kiện Phú Thọ có cơ hội làm việc với rất nhiều các nhãn hàng lớn. Nhờ đó mà đúc kết ra được một quy trình cơ bản được chia ra thành các giai đoạn cụ thể như sau.
II. 6 bước tổ chức sự kiện chuẩn cho doanh nghiệp chi tiết
Sau đây là quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp:
1. Xác định chủ đề cho sự kiện
Đầu tiên bạn cần phải xác định rõ chủ đề của sự kiện và những gì muốn chuyển tải đến khách mời. Điều này sẽ giúp cho bạn có một hướng dẫn về mục tiêu, nội dung và cảm hứng cho chương trình của bạn. Theo đó thì bạn có thể xác định qua những tiêu chí như chủ đề sự kiện là gì, khách mời tham dự là ai, địa điểm tổ chức ở đâu, ngân sách dự trù là bao nhiêu,…
2. Ý tưởng tổ chức sự kiện
Có thể nói ý tưởng chính là linh hồn của sự kiện, do đó bạn cần phải hiểu rõ về dịch vụ và sản phẩm của mình đang hướng đến. Nhờ vậy mà có thể tạo nên một kịch bản chương trình khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh.
3. Phân chia nhân sự
Để góp phần tạo nên sự thành công của sự kiện thì đòi hỏi rất nhiều ở sự chuyên nghiệp của nhân sự. Vì vậy mà bạn cần phải phân chia rõ ràng ở các hạng mục như quản lý sự kiện, âm thanh ánh sáng, kỹ thuật, đồ họa,…
4. Thực hiện kế hoạch
Dựa vào các khâu đã được lên sẵn từ trước đó thì các bộ phận nhân sự sẽ thực hiện theo đúng như kế hoạch trước đó. Theo đó mỗi một bộ phận cần phải có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc mà mình đã được giao đúng thời gian để tránh xảy ra chậm trễ. Bởi điều này có thể làm ảnh hưởng tới những khâu khác của chương trình.
5. Chuẩn bị và dàn dựng
Mỗi một sự kiện sẽ mất khoảng từ một đến hai tuần để chuẩn bị và thực hiện và sẽ bao gồm các hoạt động như sau:
- Dàn dựng sân khấu, phông nền của sự kiện.
- Đồng phục, thuê các thiết bị hỗ trợ sự kiện.
- Liên hệ với các bên liên quan để xin giấy phép tổ chức.
- Gửi thiệp mời.
Ngoài ra khi đã hoàn thành những bước trên thì bạn cũng cần chạy thử chương trình từ một đến hai lần trước khi sự kiện diễn ra. Điều này sẽ giúp tránh được những thiếu sót tại các khâu tổ chức còn mắc phải.
6. Tiến hành sự kiện
Các bộ phận sẽ điều phối nhân viên để thực hiện theo kế hoạch đã đề ra từ trước đó. Những phát sinh ngoài dự kiến thì cần tập hợp mọi người để cùng giải quyết mà không nên hoạt động riêng lẻ.
Ngoài ra trong suốt quá trình diễn ra sự kiện thì các trưởng bộ phận cần phải thực hiện dựa trên kế hoạch của chương trình. Điều này sẽ thuận tiện cho việc theo dõi và điều phối nhân sự đang thực hiện.
7. Kết thúc sự kiện
Sau khi kết thúc thì ê kíp tổ chức chương trình cần phải có trách nhiệm thu dọn các vật dụng trong sự kiện. Đồng thời bàn giao lại tất cả những dụng cụ đã thuê và dọn dẹp nơi tổ chức trả lại hiện trạng ban đầu.
Ngoài ra khi sự kiện kết thúc các bộ phận cần phải báo cáo lại tất cả những công việc mà mình đã thực hiện. Từ đó đúc kết lại kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau đó.
III. Một số điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện
Để có được một sự kiện thành công thì bạn cần phải có kế hoạch cụ thể và rõ ràng. Đồng thời cần lưu ý một số những điều như sau:
- Tìm và xác định địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp.
- Gửi thư mời và có thông điệp cho khách hàng.
- Lên kế hoạch rõ ràng và thực hiện theo kế hoạch đó.
- Chuẩn bị sẵn các phương án dự phòng trong trường hợp xấu nhất.
- Theo sát khách mời.
- Chi tiêu trong phạm vi ngân sách đã đề ra.
Trên đây là tổng hợp những thông tin về các bước tổ chức sự kiện. Sự kiện Phú Thọ hy vọng rằng bài viết sẽ giúp cho bạn có cái nhìn tổng quan hơn về ngành tổ chức sự kiện và quy trình để có một chương trình thành công. Nếu như bạn còn băn khoăn hay thắc mắc về các dịch vụ tổ chức sự kiện hãy liên hệ ngay qua hotline của chúng tôi để được tư vấn nhé!
Thông tin liên hệ:
Công Ty TNHH Quảng Cáo Và Sự Kiện Minh Thắng
Website: www://sukienphutho.vn/
Email: minhthangqc19@gmail.com
Hotline 1: 0888.621.599
Facebook: https://www.facebook.com/InTuiPhuTho
