Quản lý sự kiện là một quá trình kiểm soát về chi phí hoạch định công việc rủi ro đi kèm. Cùng với đó là những ràng buộc về mặt văn hóa đạo đức, luật pháp và những thay đổi không thể lường trước được trong quá trình doanh nghiệp tổ chức sự kiện.
Mục Lục
1. Hiểu thế nào là tổ chức sự kiện?
Trước khi hiểu như thế nào là tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì bạn cần phải nắm được sự kiện là gì. Trên thực tế đây là nhiều hoạt động được tổ chức có mục đích tại một thời gian và địa điểm cụ thể. Chương trình này sẽ được tổ chức bởi cá nhân hoặc doanh nghiệp nhằm mang đến những ý nghĩa và thông điệp truyền tải đến khách mời tham dự.
Trong thời buổi hiện đại thì khái niệm về tổ chức sự kiện đã mở rộng ra nhiều hơn mà không chỉ giới hạn trong một sự kiện nhỏ hẹp nữa. Do đó ngoài các hoạt động cộng đồng với quy mô lớn thì các chương trình này cũng mang ý nghĩa cộng đồng hoặc cá nhân nhưng có phạm vi nhỏ hơn.
Việc tổ chức sự kiện là một quá trình thực hiện tất cả các công việc liên quan đến sự kiện nhằm để đảm bảo rằng sự kiện đó diễn ra suôn sẻ và tạo được ấn tượng tốt đẹp đến khách mời. Quá trình này sẽ bao gồm rất nhiều giai đoạn từ việc lên ý tưởng cho tới khi sự kiện kết thúc.
Đặc biệt việc tổ chức sự kiện không chỉ lan truyền tải những thông điệp hình ảnh về sản phẩm mới mà còn mang những ý nghĩa khác như ý nghĩa cộng đồng hoặc tổ chức đại hội. Vậy nên việc lựa chọn những yếu tố phù hợp sáng tạo để truyền tải thông điệp và tạo sự kết nối với khách mời là yếu tố rất quan trọng trong quy trình tổ chức thực hiện.
2. Mục đích của tổ chức sự kiện
Những mục đích mà việc tổ chức sự kiện mang lại như:
- Đóng vai trò quan trọng trong việc quảng bá sản phẩm tăng doanh số bán hàng.
- Giúp thay đổi cái nhìn ban đầu của người tiêu dùng, công chúng, khách hàng và truyền thông về dịch vụ và sản phẩm của doanh nghiệp.
- Xây dựng hình ảnh thương hiệu và dịch vụ sản phẩm của doanh nghiệp.
- Một sự kiện thành công sẽ tạo ra hiệu ứng tối ưu nhất để tạo ra những ấn tượng đặc biệt trong những đối tượng tiềm năng.
3. Tổ chức sự kiện như thế nào để chuyên nghiệp hơn?
Thông thường quy trình tổ chức sự kiện cơ bản sẽ như sau:
3.1. Hình thành chủ đề cho sự kiện
Chủ đề này sẽ bị chi phối và ràng buộc về nhiều vấn đề khác nhau hướng tới mục đích chính của doanh nghiệp. Đồng thời còn phụ thuộc vào sản phẩm và dịch vụ mà công ty cung cấp. Ngoài ra một số yếu tố khác cũng ảnh hưởng tới chủ đề của sự kiện như địa điểm tổ chức, nguồn nhân lực, đối tượng khách hàng,…
Vì thế mà bạn cần phải xác định rõ ràng mục đích chính của chương trình. Từ đó đưa ra những chủ đề phù hợp với mục tiêu đã đặt ra.
3.2. Chuẩn bị tổ chức sự kiện
Thông thường đối với sự kiện thì đây là giai đoạn quan trọng nhất quyết định đến sự thành công của chương trình. Đồng thời cũng tạo sự khác biệt Để gây ấn tượng với khách mời và các đối tác tham dự.
Các hạng mục cần chuẩn bị sẽ có bao gồm gửi thư mời đến các khách hàng đối tác, lên kế hoạch chương trình, background,… Do đó tất cả các bộ phận cần phải họp mặt thống nhất và phân chia nhân lực phù hợp.
3.3. Thực hiện tổ chức sự kiện
Ở bước này thì tất cả mọi người sẽ cùng tập trung để thực hiện theo kế hoạch đã đặt ra. Công việc cần được phân chia rõ ràng cụ thể cho từng bộ phận. Điều này sẽ giúp việc thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện thuận lợi nhanh chóng và dễ dàng xử lý nếu như có bất kỳ sự cố phát sinh nào.
Ngoài ra trong các khâu đều có sự giám sát quản lý và theo dõi của các trưởng bộ phận để công việc diễn ra suôn sẻ nhất. Cũng ở bước này thì các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo kế hoạch công việc đã được phân công. Những khi có phát sinh ngoài dự kiến thì mọi người sẽ cùng tập hợp lại để lên phương án giải quyết ngay tại chỗ.
3.4. Công việc sau khi kết thúc sự kiện
Sau khi chương trình kết thúc cần dọn dẹp tại nơi tổ chức và sửa lại những vật dụng đã sử dụng. Đồng thời thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp.
Ngoài ra khi sự kiện đã kết thúc mỗi bộ phận sẽ cần phải viết lại một báo cáo để ghi nhận lại những thiếu sót trong quá trình chuẩn bị, diễn ra và kết thúc sự kiện. Điều này nhằm lúc kết kinh nghiệm Cho những sự kiện sau đó được thuận lợi hơn.
4. Lời kết
Tóm lại việc tổ chức sự kiện như thế nào để chuyên nghiệp hơn tưởng chừng như đơn giản nhưng cách tổ chức sự kiện lại là một công việc khó khăn. Nó đòi hỏi các công ty, doanh nghiệp phải thực sự tâm huyết và dành thời gian cho công việc mà mình đang muốn làm. Sự Kiện Phú Thọ chúc bạn sẽ có chương trình thành công rực rỡ! Nếu bạn cần thuê tổ chức sự kiện hay cần tư vấn thêm vui lòng liên hệ hotline 0888 621 599 nhé!
Thông tin liên hệ:
Công Ty TNHH Quảng Cáo Và Sự Kiện Minh Thắng
Website: www://sukienphutho.vn/
Email: minhthangqc19@gmail.com
Hotline 1: 0888.621.599
Facebook: https://www.facebook.com/InTuiPhuTho
