Đối với mọi doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện không chỉ đơn giản là công bố thông tin cho công chúng. Bởi nó còn đóng vai trò quan trọng trong việc quảng cáo thương hiệu và sản phẩm cho thương hiệu. Tuy nhiên, để chương trình thành công bạn cần lưu ý đến các bước kiểm tra trước khi tổ chức sự kiện.
Mục Lục
1. Rà soát tiến độ của công việc
Trong quy trình tổ chức chương trình việc rà soát tiến độ công việc giúp ban tổ chức nắm được tiến độ và tình hình. Từ đó đưa ra những phương án xử lý cũng như giải quyết nếu cần. Thông thường sẽ có một người phụ trách mỗi mục của sự kiện như kỹ thuật, thiết kế, truyền thông đều có người quản lý.
Nhờ vậy việc điều phối viên có thể quản lý được hiệu quả và nhanh chóng hơn. Bên cạnh đó khi cần thiết còn có thể liên hệ được với các trưởng bộ phận để nắm báo cáo công việc cụ thể. Trường hợp bộ phận nào chưa hoàn thành nhiệm vụ quản lý chính sẽ tiến hành các biện pháp hỗ trợ để không làm ảnh hưởng tiến độ sự kiện.
2. Tiến hành kiểm tra thủ tục hành chính cần thiết
Một quy trình tổ chức sự kiện không thể thiếu được việc hoàn thành thủ tục hành chính. Đây là các loại giấy tờ pháp lý cần thiết và quan trọng đảm bảo cho chương trình diễn ra thuận lợi. Chính vì thế việc xin cấp phép này cần được kiểm tra thường xuyên và chú trọng.
Theo đó khi muốn tổ chức sự kiện cần có những loại giấy phép như giấy phép đảm bảo an toàn, an ninh, vệ sinh môi trường. Cùng với một số loại giấy phép khác liên quan như treo băng rôn, treo quảng cáo,…
3. Kiểm tra lại danh sách khách mời sự kiện
Thành công của chương trình phụ thuộc không nhỏ vào chính những vị khách mời. Bởi họ chính là đối tác, khách hàng và những đối tượng mà doanh nghiệp quan tâm hay lãnh đạo địa phương. Do đó khâu kiểm tra list khách mời là vô cùng cần thiết.
Cụ thể trước khi sự kiện diễn ra bạn hãy kiểm tra công tác gửi thiệp mời đến khách hàng. Có như vậy mới đảm bảo không để xảy ra tình trạng thiếu sót ai. Bên cạnh đó hãy tính toán chính xác xem số lượng khách mời tham gia sự kiện là bao nhiêu, toàn bộ khách mời đã nhận được hết thiệp chưa. Trường hợp nếu còn sót ai lập tức hãy gửi bổ sung hoặc liên hệ với họ.
4. Check lại địa điểm tổ chức cho sự kiện
Bạn cần khảo sát và thuê địa điểm tổ chức sự kiện từ sớm. Điều này nhằm để chọn được nơi có không gian phù hợp. Dẫu vậy nhưng trước khi sự kiện chính thức được diễn ra bạn vẫn nên kiểm tra lại để tránh những sự cố sai sót không đáng có.
Cụ thể bạn cũng cần lưu ý đến các hạng mục khác cho địa điểm tổ chức như tình trạng giao thông, cổng chào, hệ thống âm thanh, bàn ghế tiếp khách,… Đặc biệt là khu vực có lối thoát hiểm trong tình huống khẩn cấp hay không. Như vậy có thể nói đây là một trong những bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện.
5. Kiểm tra nhân sự đảm nhiệm sự kiện
Ngoài những người làm công tác tổ chức nhân sự phục vụ sự kiện bao gồm vũ công, PG, MC,… Trên thực tế bộ phận này sẽ được thuê từ bên ngoài. Kết hợp với lực lượng có ban đầu giúp cho chương trình trở nên hoàn hảo hơn. Do đó bên cạnh việc cung cấp uy tín cần chú trọng việc thường xuyên kiểm tra để kịp thời nắm bắt được thay đổi bất ngờ.
6. Check lại công tác hậu cần để phục vụ sự kiện
Cho dù công tác phục vụ không phải là một trong những hạng mục chính của quy trình sự kiện. Tuy nhiên nó vẫn cần được sự quan tâm, kiểm tra, sát sao thường xuyên và không được xem nhẹ. Công việc bao gồm đón tiếp khách mời, chuẩn bị phương tiện, kiểm tra thực đơn, cung cấp dịch vụ khác,…
Có thể nói công tác hậu cần cũng không hề nhẹ nhàng. Như đã nêu trên thì rất nhiều hạng mục nhỏ bên trong. Vậy nên sự kiện được đánh giá cao hay không cần phụ thuộc rất nhiều vào tác phong chuẩn bị chuyên nghiệp.
7. Kiểm tra lại nội dung sự kiện
Bạn nên rà soát lại nội dung chính diễn ra trong sự kiện. Chẳng hạn như làm sao để ánh sáng và âm thanh khớp nhau, khi nào nên chiếu slide,… tất cả đều phải được chú trọng. Hơn nữa đa phần các sự kiện đều có quà tặng cho khách mời hoặc tài liệu bổ trợ.
Chính vì vậy bạn cần kiểm tra những nội dung này một cách toàn diện. Đối với những sự kiện được mở cửa tự do bạn nên chuẩn bị lượng quà dự trù. Bởi rất có thể lượng khách mời sẽ tăng cao hơn so với dự toán ban đầu. Nhờ vậy mà bạn có thể ghi điểm trước khách mời bởi sự tận tình và chu đáo.
Tổng kết lại, nếu như thực hiện đúng chuẩn các bước kiểm tra trước khi tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn nắm được tình hình. Đồng thời tránh được những tình huống ngoài ý muốn không đáng có. Nhờ vậy mà giúp cho sự kiện được chuyên nghiệp hơn trong mắt khách mời. Đừng quên liên hệ với Sự Kiện Phú Thọ qua hotline 0888 621 599 nếu muốn tư vấn tổ chức sự kiện nhé.