Khi tổ chức bất cứ sự kiện nào điều mà chúng ta cần quan tâm chính là chi phí. Để qua đó chuẩn bị đầy đủ và chính xác nhất phục vụ cho chương trình. Sau đây, Sự Kiện Phú Thọ sẽ giúp các bạn nắm được các hạng mục kinh phí cơ bản nhất.
Mục Lục
1. Ước tính các chi phí tổ chức sự kiện cơ bản
Trên thực tế các mức phí thường không có con số nào cố định để áp dụng chung cho các trường hợp. Bởi tùy theo từng chương trình mà quy mô của chúng sẽ lớn hoặc nhỏ khác nhau. Thông thường giao động trong khoảng từ 30 đến 50 triệu với sự kiện đơn giản.
Đối với các buổi lễ lớn thì chắc chắn sẽ tốn kém hơn. Vì thế mà có thể tiêu tốn lên đến hàng trăm hay thậm chí là hàng tỷ đồng. Bởi việc quảng bá hình ảnh, thuê địa điểm, chi phí trang trí, âm thanh ánh sáng,… cũng cần nhiều tiền hơn.
2. Các chi phí tổ chức sự kiện cơ bản mà bạn cần biết
Ngay từ khi lên kế hoạch tổ chức doanh nghiệp cần có sự cân nhắc kỹ lưỡng về tài chính. Điều đó sẽ tránh được những sai lầm do chi tiêu quá đà. Dưới đây Sự Kiện Phú Thọ xin đưa ra một số yếu tố ảnh hưởng tới chi phí sự kiện mà bạn nên tham khảo:
2.1. Chi phí nhân công và nguyên vật liệu
Đây là một phần quan trọng nên phải có kế hoạch chi tiết về vật liệu và nguồn nhân lực. Thường nó sẽ chiếm khoảng từ 10 tới 15% phí sự kiện. Hãy cân nhắc theo nguồn tài chính tổng để chi một cách hợp lý tránh lãng phí.
2.2. Tiền thuê địa điểm tổ chức
Điều quan trọng khi tổ chức các chương trình chính là chọn ra địa điểm thích hợp. Những không gian lớn, cảnh đẹp và vị trí tốt sẽ có giá cho thuê cao hơn bình thường. Các địa điểm lý tưởng được phân thành các loại gồm có:
- Văn phòng: Là sẽ dùng luôn văn phòng hoặc sân công ty để thực hiện. Phương án được đánh giá cao bởi giúp tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên không đảm bảo sự thoáng mát và rộng rãi.
- Các khu du lịch hay resort: Sử dụng các nơi chuyên set up sự kiện này rất phù hợp cho các chương trình quy mô lớn. Mặc dù phải trả phí nhưng đổi lại có nhiều tiện ích hơn so với việc phải tự chuẩn bị.
Chi phí tổ chức sự kiện cho phần âm thanh và ánh sáng
Điểm nhấn của event chính là sân khấu nơi diễn ra các hoạt động như ca hát, phát biểu hay khai mạc. Vậy nên cần được chú trọng đầu tư chỉnh chu. Cùng với đó hệ thống âm thanh, ánh sáng cũng cần phải đầy đủ để tạo nên sự thành công của chương trình.
Chính vì thế với hạng mục này các doanh nghiệp cần đầu tư chi phí cao hơn. Nhất là hệ thống đèn led và dàn âm thanh chuẩn chỉnh. Điều này sẽ mang lại kết quả tốt nhất như mong đợi.
2.3. Phí cho tiệc
Tùy theo từng yêu cầu khác nhau của các chương trình mà đơn vị tổ chức sẽ tư vấn những lựa chọn thực đơn phù hợp. Nếu như là chương trình theo mô hình dự tiệc thì chắc chắn kinh phí sẽ không hề nhỏ. Bởi như số liệu thực tế ngân sách cần bỏ ra rơi vào khoảng 30 cho tới 35% tổng tài chính. Dẫu vậy bạn vẫn cần ưu tiên những thực phẩm nào có lợi cho sức khỏe.
2.4. Chi phí nhân sự
Trên thực tế có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng nhân sự của mình để phục vụ sự kiện. Bởi điều này giúp họ có thể tiết kiệm các chi phí cho việc mướn PC, MC,… Đối với trường hợp không có kinh nghiệm hay thiếu nhân lực có thể cân nhắc thuê từ đơn vị tổ chức sự kiện.
Đối với người từ các bên tổ chức chuyên nghiệp sẽ giúp cho công việc thuận lợi hơn. Nhưng cũng chiếm phần chi phí không nhỏ trong bảng dự trù kinh phí. Do đó hãy cân nhắc thật kỹ trước khi đưa ra quyết định hạng mục này.
2.5. Kinh phí tổ quản lý tổ chức sự kiện
Để giúp event diễn ra đúng tiến độ và hạn chế rủi ro thì cần phải có vị trí quản lý. Đây là hạng mục cần thiết giúp cho chương trình thành công và hiệu quả. Đồng thời bộ phận cũng kiểm soát toàn bộ quá trình sự kiện diễn ra và phí sẽ giao động khoảng từ 4 đến 10% tổng kinh phí.
2.6. Chi phí cho tiết mục giải trí
Hầu hết các chương trình đều có các tiết mục giao lưu và biểu diễn văn nghệ. Bởi các tiết mục này sẽ mang lại sự thoải mái, sôi động và giải trí cho mọi người. Với hạng mục này thì bạn cần tính đến các chi phí phù hợp với ngân sách.
2.7. Dự trù phát sinh
Mỗi sự kiện đều có phát sinh bất ngờ nên cần phải lưu ý kỹ. Do đó hãy chuẩn bị một nguồn ngân sách để phòng trường hợp bất ngờ. Thường phí phát sinh sẽ khoảng tầm 5 đến 10% chi phí tổng.
3. Lợi ích việc nắm rõ chi phí tổ chức sự kiện
Việc nắm bắt rõ các kinh phí tổ chức sẽ mang lại rất nhiều lợi ích như:
- Hạn chế được các rủi ro.
- Tăng tỷ lệ thành công cho chương trình.
- Giúp tiết kiệm tối đa ngân sách.
- Hình dung được kế hoạch sự kiện.
- Thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty.
Vừa rồi, Sự Kiện Phú Thọ đã chia sẻ về các chi phí tổ chức sự kiện cơ bản mà bạn cần biết. Có thể nói đây là yếu tố cốt lõi giúp chương trình diễn ra thành công và hiệu quả. Nếu cần tư vấn thêm về kinh phí hay thuê tổ chức event hãy liên hệ chúng tôi ngay qua hotline 0888 621 599 nhé!
