Tổ chức sự kiện là một trong những công việc khó và đòi hỏi nhiều kinh nghiệm. Chính vì vậy mà bạn có thể gặp phải rất nhiều trục trặc trong quá trình thực hiện. Những sự cố đó không chỉ ảnh hưởng tới chất lượng mà còn làm mất uy tín, hiệu quả cũng như hình ảnh của mình. Vậy các lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện là gì?
Mục Lục
1. Thiếu kế hoạch rõ ràng
Một trong những thiếu sót thường gặp khi tổ chức sự kiện là không có kế hoạch chi tiết. Một kế hoạch rõ ràng chính là công cụ quan trọng. Bởi nó sẽ giúp bạn phân bố thời gian, ngân sách, hoạt động sự kiện. Kế hoạch này cũng bao gồm có mục tiêu, địa điểm, chương trình, các hoạt động,…
Nếu như bạn không có kế hoạch rõ ràng sẽ dễ gặp phải các rắc rối. Chẳng hạn như thiếu hụt vật tư, trễ tiến độ, mất kiểm soát, vượt quá chi phí,.. Vậy nên để tránh lỗi bạn nên lập kế hoạch thật chi tiết cho sự kiện và cập nhật thường xuyên theo thực tế.
2. Lỗi khi giao tiếp
Việc giao tiếp không sâu sát có thể gây ra hiểu lầm, thiếu thông tin hoặc không đồng nhất giữa các bên. Điều này có thể gây ra mâu thuẫn giữa các bộ phận liên quan. Thậm chí còn gây ra hậu quả nghiêm trọng dẫn đến hiểu lầm, sai sót, mất niềm tin,…
Để tránh được lỗi này bạn cần thiết lập hệ thống giao tiếp liên tục và rõ ràng. Đồng thời hãy dùng các công cụ hỗ trợ như điện thoại, email, họp trực tuyến để truyền đạt thông tin chính xác. Qua đó đảm bảo tính đồng bộ và tất cả bộ phận đều nhận được thông báo cũng như phản hồi kịp thời.
3. Quản lý nguồn lực kém hiệu quả
Một trong những lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện đó là quản lý nguồn lực chưa sâu sát. Cụ thể là ở nhận sự, ngân sách, thiết bị, vật tư, địa điểm,… Điều này có thể dẫn đến những vấn đề đáng tiếc như bị hỏng hóc, thiếu hụt, tranh chấp, mất mát,…
Để tránh lỗi này bạn cần lập kế hoạch nguồn lực chi tiết, cẩn thận và theo dõi thường xuyên. Đồng thời hãy phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng thành viên. Bên cạnh đó việc kiểm tra thường xuyên là điều phải làm liên tục để chắc chắn bạn sử dụng nguồn lực hiệu quả. Có như vậy mới đảm bảo được không xảy ra bất cứ nhầm lẫn hay thiếu sót nào trong quá trình tổ chức sự kiện.
4. Thiếu sự chuẩn bị kỹ về trang thiết bị sự kiện
Một vấn đề khác gặp phải khi tổ chức sự kiện là không có sự chuẩn bị kỹ về ánh sáng, âm thanh, kỹ thuật. Đây đều là những yếu tố ảnh hưởng tới chất lượng và tạo ra sự ấn tượng cho sự kiện. Vậy nên nếu bạn không có sự chuẩn bị kỹ sẽ rất dễ gặp phải những rủi ro. Chẳng hạn như không hoạt động, đèn chói, ờ, kỹ thuật có vấn đề, âm thanh bị nhiễu,…
Do đó bạn nên kiểm tra kỹ các thiết bị ánh sáng, kỹ thuật, âm thanh trước khi sự kiện diễn ra. Đồng thời bạn cũng nên chuẩn bị sẵn kế hoạch dự phòng cho các trường hợp xấu nhất. Có như vậy mới đảm bảo được sự kiện thành công tuyệt đối khi tham gia.
5. Không đáp ứng được yêu cầu khách hàng
Có thể nói trong các lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện chính là không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Đây lại là nhân tố quan trọng trong sự kiện và quyết định phần lớn sự thành công. Vậy nên nếu như không đáp ứng được nhu cầu khách hàng bạn có thể mất đi danh tiếng, doanh thu và sự uy tín.
Để tránh lỗi này bạn nên phân tích, lắng nghe để hiểu rõ nhu cầu của từng khách hàng. Nếu có thể bạn hãy trực tiếp trao đổi với họ để nhận những ý kiến phản hồi. Chẳng hạn khi có bất cứ thay đổi nào trong quá trình tổ chức sự kiện bạn nên có thông báo trước. Đặc biệt hãy đảm bảo rằng bạn đã cung cấp đúng dịch vụ. Kèm theo những trải nghiệm có chất lượng cao để đáp ứng nhu cầu khách hàng.
6. Thiếu phương án quản lý rủi ro và dự trù
Một trong các lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện là thiếu dự trù và quản lý rủi ro. Đây cũng là yếu tố có ảnh hưởng ít nhiều tới sự thành công sự kiện. Về cơ bản sự cố là điều không ai muốn xảy ra khi tổ chức sự kiện.
Vậy nên nếu như không may nó diễn ra sẽ có ảnh hưởng tiêu cực tới chương trình. Chẳng hạn như an ninh không đảm bảo, thiết bị hỏng, thời tiết xấu, khách mời không đến,… Vì vậy bạn cần dự trù các phương án quản lý rủi ro để lên phương án dự phòng với các tình huống xấu.
7. Không kiểm tra và đánh giá sau sự kiện
Cuối cùng lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện là không đánh giá kiểm tra sự kiện. Bởi đây là bước quan trọng để nhìn nhận kết quả, nhận xét và rút kinh nghiệm lần sau. Nếu như không thực hiện bước này bạn có thể bỏ lỡ cơ hội để khắc phục sai sót, cải tiến và phát triển khách hàng. Vậy nên để tránh lỗi này bạn nên lập kế hoạch đánh giá, kiểm tra lại và đánh giá sau sự kiện.
Sự Kiện Phú Thọ tự hào với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, kỹ năng và quản lý rủi ro. Vì thế các sự kiện của chúng tôi luôn đảm bảo sự thành công, chuyên nghiệp và giảm thiểu rủi ro. Tất cả các lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện đảm bảo không xảy ra. Hãy đến với Sukienphutho để có được sự kiện ấn tượng và hoàn hảo nhé!
