Các yếu tố quan trọng cần lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời năm 2025

Tổ chức sự kiện ngoài trời mặc dù mang lại nhiều trải nghiệm nhưng lại có nhiều thách thức. Do đó để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ phải chỉnh chu từng hạng mục. Vậy những điều cần lưu ý trước, trong và sau event như thế nào? Hãy cùng Sự Kiện Phú Thọ tìm hiểu nhé!

1. Định nghĩa sự kiện ngoài trời

Tổ chức sự kiện ngoài trời hiểu đơn giản là sẽ diễn ra các hoạt động tại không gian mở. Một vài không gian thường được lựa chọn để tổ chức chương trình như sân vườn, bãi biển, sân trường,… Điều này mang lại không gian thoải mái, thư giãn và tạo điều kiện cho các trò chơi, giải trí.

Tuy nhiên, tổ chức chương trình bên ngoài trời cũng cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Bởi sẽ phải đối mặt với các yếu tố bất ngờ như môi trường và thời tiết. Về diễn biến event cũng có nhiều điểm tương đồng với sự kiện trong nhà.

2. Các yếu tố quan trọng cần lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Như đã nêu trên thì công tác hậu cần cho chương trình cần phải chuẩn bị bao gồm:

2.1. Xác định rõ mục tiêu và quy mô

Trước khi bắt tay vào tổ chức đầu tiên doanh nghiệp phải xác định mục tiêu. Chẳng hạn như event nhằm mục đích gì? Hội thảo, sự kiện cộng đồng hay teambuilding,… Từ đó có hướng đi phù hợp bám sát nội dung.

Phần xác định quy mô khách tham mời cũng rất quan trọng. Bởi sẽ giúp bạn tìm được nơi nào tổ chức đủ sức chứa. Mặt khác cũng để sắp xếp dịch vụ hậu cần và có phương án kiểm soát tốt hơn.

2.2. Lựa chọn những địa điểm tổ chức phù hợp

Trên thực tế, không phải nơi nào ngoài trời cũng thích hợp để bạn tổ chức chương trình. Do đó cần phải cân nhắc những yếu tố dưới đây:

• Không gian phù hợp đáp ứng số lượng người tham dự.
• Cơ sở hạ tầng phải đầy đủ các phần như nhà vệ sinh, nguồn điện, nhà vệ sinh, nơi đậu xe,…
• Giao thông phải thuận tiện giúp khách mời dễ di chuyển đến.
• Quy định của địa phương có cần xin giấy phép không.

Một số gợi ý địa điểm phổ biến như bãi biển, sân vận động, khu du lịch sinh thái, công viên. Mỗi loại đều có những ưu điểm và hạn chế nhất định. Vậy nên, doanh nghiệp phải tìm hiểu kỹ để tổ chức chương trình thành công nhất.

2.3. Lên phương án dự phòng với thời tiết

Có thể nói thời tiết là yếu tố mà chúng ta không thể kiểm soát được. Đât thậm chí còn là nguyên nhân làm ảnh hưởng lớn tới sự kiện. Để tránh những sự cố không mong muốn Sự Kiện Phú Thọ khuyên bạn nên:

• Kiểm tra dự báo thời tiết liên tục ít nhất trước 5 – 7 ngày.
• Chuẩn bị sẵn các phương án dự phòng cho tình huống xấu như nhà hoặc lều bạt, các khu nhà rộng rãi gần đó.
• Nên có sẵn quạt hơi nước nếu như vào mùa hè, ô dù hoặc áo mưa nếu như trời có khả năng mưa.
• Ngoài ra, cần có các phương án bảo vệ thiết bị như âm thanh, ánh sáng để chúng không bị mưa hay nắng gắt ảnh hưởng tới.

2.4. Thiết kế sơ đồ cho sự kiện

Trên thực tế event ngoài trời thường khó kiểm soát hơn bởi không gian lớn. Vậy nên cần có một sơ đồ chi tiết để quản lý chặt chẽ. Cụ thể bao gồm các khu vực như:

• Sân khấu: Đặt ở vị trí trung tâm dễ quan sát thấy nhất.
• Khách mời: Bố trí nơi hợp lý và có lối đi thuận tiện.
• Hậu cần, kỹ thuật: Sắp xếp nơi đặt các thiết bị ánh sáng, âm thanh, điện dự phòng, WC,…
• Lối thoát hiểm: Đảm bảo có phương án an toàn nếu không may xảy ra sự cố.

2.5. Có đầy đủ hệ thống âm thanh, kỹ thuật và ánh sáng

Phần âm thanh, ánh sáng là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của chương trình. Do đó khi tổ chức sự kiện ngoài trời các bạn cần chú ý:

• Sử dụng loa có công suất lớn để phù hợp với không gian rộng ngoài trời.
• Micro nên dùng loại không dây giúp việc di chuyển được linh hoạt.
• Nguồn điện cần đảm bảo sự ổn định và có máy phát dự phòng.
• Đảm bảo ánh sáng đầy đủ nhất là khi tổ chức sự kiện buổi tối.

2.6. Chuẩn bị sẵn giấy tờ pháp lý

Một số địa điểm sẽ có yêu cầu giấy phép tổ chức sự kiện. Vậy nên, hãy tìm hiểu kỹ và liên hệ với chính quyền địa phương hoặc ban quản lý. Nếu cần hãy chuẩn bị những thủ tục cần thiết như:

• Xin giấy phép sử dụng nếu như tổ chức nơi khu đô thị hoặc công viên.
• Đăng ký âm thanh nếu sự kiện có sử dụng hệ thống loa ngoài trời.
• Đảm bảo tuân thủ đúng những quy định về an ninh trật tự và vệ sinh môi trường.

2.7. Kiểm soát khách mời và đảm bảo an ninh

Sự kiện ngoài trời rất dễ xảy ra mất trật tự, do đó cần có kế hoạch an ninh phù hợp như sau:

• Bố trí nhân viên bảo vệ tại các địa điểm quan trọng.
• Kiểm soát lượng khách mời bằng thẻ ra vào.
• Dự phòng phương án di dời nếu có sự cố bất ngờ.

2.8. Dịch vụ hậu cần

Khách mời tham gia sự kiện cần phải được phục vụ chu đáo:

• Nơi check in thuận tiện dễ di chuyển vào trong.
• Bố trí dịch vụ ăn uống, ẩm thực.
• Khu vực vệ sinh sạch và đủ để phục vụ khách.
• Cung cấp nước uống free nếu sự kiện lâu.

2.9. Có kế hoạch truyền thông

Dù sự kiện lớn nhỏ gì thì việc truyền thông rất quan trọng. Vì thế hãy đảm bảo:

• Chạy quảng cáo trước sự kiện.
• Chụp ảnh, livestream trong chương trình.
• Tổng hợp video, hình ảnh làm truyền thông.
• Hợp tác thêm với báo chí, người có ảnh hưởng để thu hút sự quan tâm.

2.10. Đánh giá sự kiện

Khi sự kiện kết thúc cần thu dọn hậu trường, cảm ơn khách mời. Tiếp theo đánh giá sự thành công qua phản hồi của người đến dự. Cuối cùng ghi nhận điểm chưa tốt để sửa sau này.

3. Lời kết

Như vậy Sự Kiện Phú Thọ đã chia sẻ các yếu tố quan trọng cần lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Mong rằng những điều trên sẽ giúp bạn có sự kiện thành công và đáng nhớ. Nếu cần tư vấn tổ chức event đừng quên gọi chúng tôi qua hotline 0888 621 599 nhé!