Khi bạn muốn thực hiện một kế hoạch kinh doanh hay một chương trình hoặc một sự kiện, vấn đề được quan tâm nhiều nhất đó là chi phí để thực hiện. Vì vậy lập dự toán ngân sách môt cho sự kiện thực sự cần thiết. Hãy cùng Sự Kiện Phú Thọ tìm hiểu qua bài viết này nhé!
Mục Lục
1. Ngân sách là như thế nào?
Ngân sách hay hay còn được gọi là ngân quỹ, nó chính là một danh sách tất cả các chi phí hay doanh thu theo kế hoạch. Khi đã có được con số cụ thể sẽ giúp bạn vừa tiết kiệm và cụ thể chi tiêu có mục đích.
Đồng thời đây cũng một khái niệm quan trọng trong kinh tế vi mô. Bởi nó sử dụng để minh họa cho sự đánh đổi giữa một hoặc rất nhiều loại hàng hoá khác nhau.
Chính vì thế mà mục đích của ngân sách là để cung cấp đầy đủ về các khoản thu chi. Cụ thể hơn là xây dựng một mô hình kinh doanh để dựa vào đó đưa ra những chiến lược nhất định để thực hiện.
2. Vì sao cần lập dự toán ngân sách khi tổ chức sự kiện
Việc lập dự toán ngân sách cho một sự kiện là việc tính toán và liệt kê các khoản chi phí khác nhau theo kế hoạch đề ra. Bên cạnh đó còn giúp bạn có thể lường trước được những khoản chi phí sẽ phát sinh khi tổ chức sự kiện.
Tuy nhiên ngân sách tổ chức sự kiện này vẫn do nhà đầu tư quyết định. Đây là những yêu tố cơ bản nhất ảnh hưởng đến những nội dung và chương trình diễn ra trong sự kiện đó.
Để có thể lập được một dự toán ngân sách cho một chương trình sự kiện không phải là chuyện dễ dàng. Trong đó bạn cần phải bao quát hết tất cả các hạng mục để tránh các thiếu sót không đáng có. Khi sự kiện bắt đầu.
3. Gợi ý cách lập dự toán ngân sách cho sự kiện
Sau đây là cách để lập những dự toán ngân sách khi tổ chức chương trình sự kiện:
3.1. Những yếu tố chính trong khi lập dự toán
Để có thể lập được một danh sách ngân sách bạn cần xác định được tất cả những hạng mục cần chi tiêu. Trong đó bao gồm rất nhiều các khoản chi phí khác nhau như thuê mặt bằng và các hạng mục nhỏ và các khoản phí phát sinh. Cụ thể như:
- Chi phí tiệc.
- Chi phí dành cho nhân sự.
- Chi phí thuê âm thanh, ánh sáng, bàn ghế sự kiện, thảm trải, thuê giàn sân khấu,…
- Chi phí dàn dựng sân khấu, lắp đặt.
- Chi phí in ấn tờ rơi, thiệp mời, phông nền,…
- Chi phí xe cộ.
- Chi phí dự trù các tình huống phát sinh bất ngờ.
Vì thế việc bạn phân loại rõ ràng từng mục sẽ giúp bạn có thể dễ dàng thanh toán các khoản chi phí cũng như không bỏ sót một nào. Hơn nữa một sự kiện có một ngân sách rõ ràng chi tiết thì mới hoàn hảo và thành công được.
3.2. Chuẩn bị chi phí dự phòng phát sinh sự kiện
Bất kỳ một sự kiện nào cũng sẽ có những hạng mục có thể phát sinh thêm. Do đó bạn cần phải liệt kê chúng ra và tính toán đến những khoản này để có phương án dự phòng kịp thời. Ví dụ như bạn cần phải thuê sẵn máy phát điện để tránh trường hợp mất điện, hoặc một sự kiện ngoài trời bạn cần chuẩn bị sẵn xe chữa cháy, xe cứu thương để đề phòng những trường hợp xấu nhất. thông thường thì những khoản chi phí này có thể chiếm từ 10 đến 15 phần trăm tổng ngân sách dự toán ban đầu.
Đồng thời đây cũng là một phần ngân sách dự trù rất quan trọng mà bạn không nên bỏ qua khi xây dựng ngân sách cho sự kiện. Bởi nó sẽ dùng vào phương án để dự phòng những rủi ro của các hoạt động nếu như không may gặp phải. Đồng thời cũng giúp cho việc xử lý tình huống sự cố một cách dễ dàng nhất.
3.3. Lập tổng toàn bộ danh sách dự kiến
Sau khi bạn đã có một danh sách toàn bộ các chi phí hạng mục và các khu vực diễn thì bạn cần tổng hợp lại chúng lại một lần nữa.
4. Bí kíp để tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện
Quản lý dự toán ngân sách sự kiện không chỉ dừng lại ở việc lập một dự toán ban đầu. Bên cạnh đó việc tiết kiệm chi phí ở tất cả các hạng mục cũng là cách giúp bạn có thể sử dụng nguồn ngân sách một cách tốt nhất.
Hơn nữa điều này cũng giúp bạn tránh được việc bị tiền khi sử dụng vào những mục đích không cần thiết. Những vật dụng có thể sử dụng một lần thì bạn nên tìm đến những nhà cung cấp để thuê sẽ giúp tiết kiệm chi phí tối đa.
Ngoài ra bạn cũng chỉ nên order lượng thức ăn phù hợp đừng nên đặt quá nhiều để rồi lãng phí và thừa thức ăn. Đồng thời bạn nên theo dõi và kiểm soát chặt chẽ cho dù là sự kiện là lớn hay nhỏ.
Đặc biệt bạn cũng có thể tham khảo kế hoạch ngân sách của những sự kiện tương tự đã hoàn thành trước đó. Để qua đó có thể áp dụng tiết kiệm khoản chi phí dành cho chương trình.
5. Lời kết
Việc lập dự toán ngân sách cho sự kiện sẽ giúp bạn có một cái nhìn tổng quát nhất về những chi phí phải bỏ ra. Đồng thời cũng có thể chuẩn bị trước cho những trường hợp xấu nhất có thể xảy ra.
Nếu như bạn cảm thấy điều này quá rắc rối thì bạn có thể giao việc đó cho Sự Kiện Phú Thọ. Với tinh thần làm việc chuyên nghiệp, uy tín và kinh nghiệm chúng tôi sẽ giúp bạn có một sự kiện thành công nhất.
Chúng tôi sẽ giúp bạn lên kế hoạch chi tiết về ngân sách để hoàn thành chương trình hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất. Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ hotline (08) 8862 1599 của Sự Kiện Phú Thọ để nhận tư vấn nhé!
