Một sự kiện được tổ chức thành công chính là diễn ra suôn sẻ và thuận lợi. Trong đó việc chú ý lựa chọn cho chương trình phù hợp là rất quan trọng. Bài viết sau đây Sự Kiện Phú Thọ xin chia sẻ đến bạn những lưu ý quan trọng khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện.
Mục Lục
1. Vị trí tổ chức phù hợp với khách hàng tham dự
Trước khi lựa chọn bạn nên chọn đi khảo sát trước các trung tâm tổ chức sự kiện cho thuê. Điều này nhằm để biết được địa điểm đó có thuận lợi cho việc di chuyển hay không. Việc chọn nở nơi ngay trung tâm có phải là sự lựa chọn lý tưởng không. Hãy đảm bảo rằng nơi đó có giao thông đi lại thuận lợi.
Với những hội nghị diễn ra nhiều ngày ngoài khu vực diễn ra sự kiện bạn cũng lưu ý bố trí chỗ ở cho khách. Đó có thể là những resort hay khách sạn những nơi gần với địa điểm tổ chức. Đây cũng là điểm quan trọng gây được thiện cảm và thể hiện sự tinh ý của đơn vị tổ chức.
2. Tận dụng các dịch vụ hỗ trợ xung quanh địa điểm tổ chức
Nếu bạn muốn tổ chức ăn uống mà không muốn dùng tiệc tại sự kiện thì nên chọn những địa điểm gần nơi ăn uống. Những nhà hàng sang trọng, có chất lượng phục vụ tốt chính là điều cần thiết mà bạn nên ưu tiên. Bạn cũng nên khảo sát cả hai yếu tố này cùng một lúc để có được sự lựa chọn tốt nhất.
Ngoài ra, việc khảo sát các dịch vụ xung quanh địa điểm tổ chức cũng rất quan trọng. Điều đó sẽ giúp cho bạn có cái nhìn tổng quan về khu vực sẽ tổ chức chương trình. Đồng thời chủ động hơn khi muốn xử lý các tình huống có thể phát sinh có thể xảy ra.
3. Khu vực giữ xe thuận tiện
Cho dù là một yếu tố nhỏ những khu vực để đậu xe cũng là điều bạn cần quan tâm khi chọn thuê địa điểm tổ chức. Thông thường tại các trung tâm hội nghị, nhà hàng, khách sạn đều có chỗ giữ xe riêng. Tuy nhiên, với những địa điểm đặc thù như sân vận động, quán cà phê, trên đường phố,… không có hoặc xa bãi đỗ xe sẽ rất bất tiện. Chính vì thế bạn cần xem xét những yếu tố này để tránh những rắc rối không đáng có cho sự kiện.
4. Có chi phí tổ chức hợp lý
Bạn nên tham khảo trước giá cả của nhiều đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức khác nhau. Hãy thực hiện điều này trước khi đi đến quyết định cuối cùng. Theo đó chất lượng của dịch vụ và giá cả là những yếu tố mà bạn nên đưa ra để so sánh giữa các địa điểm với nhau. Hãy dành thời gian, công sức để phân tích, tìm kiếm để tìm ra nơi thuê phù hợp nhất.
Trường hợp nếu sự kiện có quy mô lớn, nhiều hạng mục liên quan bạn nên cân nhắc đến các công ty tổ chức có kinh nghiệm. Với nhiều kinh nghiệm họ sẽ giúp bạn chuẩn bị từ A đến Z. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian cho các công đoạn để sự kiện trở nên chuyên nghiệp hơn.
5. Tham khảo những dịch vụ kèm theo
Ngoài những vấn đề địa điểm tổ chức phải kèm theo các dịch vụ khác. Cụ thể như ánh sáng, âm thanh, thiết bị trình chiếu, sân khấu,… Đây cũng là những dịch vụ đáng lưu tâm để chương trình hoàn thiện hơn. Một nơi được cung cấp đầy đủ dịch vụ, nằm ở vị trí sẽ tốt hơn so với việc chỉ đơn thuần là không gian.
6. Lựa chọn không gian phù hợp
Việc khảo sát không gian sự kiện bao gồm tất cả các khu vực khác nhau. Bao gồm có các phần như sảnh tiệc, sảnh đón khách, hành lang và những khu vực khác có liên quan. Nếu sự kiện có quy mô tổ chức lớn bạn hãy tìm tới nơi có diện tích đủ rộng. Điều đó giúp khách mời cảm thấy thoải mái và thuận tiện hơn.
Ngược lại nếu như chương trình có số lượng khách mời ít không chọn địa điểm tổ chức lớn. Bởi điều đó sẽ khiến chương trình không thu hút, hiệu quả và dễ gây mất tập trung. Ngoài ra, nếu sự kiện của bạn mở cửa tự do nên cân nhắc chọn địa điểm có nhiều phòng để thay đổi ngay phương án khi cần.
7. Bố cục địa điểm thuê rõ ràng
Việc bạn nắm rõ được không gian, vị trí, địa hình nơi sự kiện diễn ra là điều cần thiết. Bởi nó sẽ giúp bạn có thể linh động hơn khi xử lý các tình huống liên quan. Đồng thời hỗ trợ việc sắp xếp cho từng khu vực sao cho hợp lý và hiệu quả nhất.
Bạn có thể liên hệ với bên cung cấp để có gợi ý về bố cục hoặc hỏi về cách sắp xếp. Bên cạnh đó dịch vụ tổ chức có thể sẽ tính chi phí cho việc bài trí. Vậy nên, bạn hãy theo sát tất cả yếu tố đó để có được sự kiện hoàn hảo nhất.
Ngoài ra, trần nhà cũng có ảnh hưởng lớn tới chất lượng âm thanh. Vậy nên không gian thấp sẽ mang lại sự kiện ấm cúng hơn. Còn với trần cao sẽ tạo ra tiếng vang rộng và lớn.
Có thể nói lựa chọn thuê địa điểm tổ chức sự kiện rất quan trọng. Hãy tìm hiểu và xem xét kỹ các yếu tố để chọn ra nơi phù hợp nhất. Nếu vẫn chưa chọn được đơn vị tổ chức nào ưng ý hãy liên hệ ngay 0888 621 599 để được Sự Kiện Phú Thọ tư vấn nhé.
