Trong những năm gần đây ngành tổ chức sự kiện Event trở nên cực hot. vì thế mà có rất nhiều các bạn trẻ muốn quan tâm và tìm hiểu. Không những thế còn đem đến nhiều cơ hội và trải nghiệm trong cuộc sống. Vì thế trong nội dung bài viết dưới đây hãy cùng sự kiện Phú Thọ tìm hiểu kỹ hơn về công việc này nhé!
Mục Lục
Ngành tổ chức sự kiện
Ngành tổ chức sự kiện là sẽ đảm nhiệm những công việc như xây dựng kịch bản, lên ý tưởng điều phối chương trình diễn ra. Đây sẽ là những hoạt động nằm trong kế hoạch còn bá hình ảnh hoặc marketing của doanh nghiệp.
Một số những hoạt động thường được tổ chức sự kiện lớn như:
- Các buổi biểu diễn nghệ thuật, lễ hội và các chương trình ca múa nhạc
- Hội chợ triển lãm sản phẩm, thương mại
- Các hội thảo giao lưu, chuyên đề, hội nghị, tri ân và họp mặt
- Những sự kiện ra mắt sản phẩm mới, khai trương và các chương trình khuyến mại
- Các sự kiện văn hóa, giải trí, thể thao và các hoạt động gây quỹ
Thông thường một sự kiện được tổ chức sẽ hướng đến những mục tiêu như sau:
- Giúp phát triển những mối quan hệ có lợi cho doanh nghiệp
- Quảng bá hình ảnh của các doanh nghiệp tới gần hơn với công chúng một cách trực tiếp
- Giúp hỗ trợ việc bán hàng, các chương trình siêu thị và phát triển kênh phân phối
- Hỗ trợ các chiến dịch truyền thông và phát triển hình ảnh về sản phẩm dịch vụ và thương hiệu
Bên cạnh đó công việc liên quan đến tổ chức sự kiện sẽ giúp cho bạn có cơ hội làm việc và gặp gỡ các nhân sự đa dạng của ngành nghề này. Quả thật đây là một nơi để những bạn trẻ có thể phát triển bản thân và thỏa sức sáng tạo với một mức thu nhập vô cùng hấp dẫn.
Các công việc của nhân viên tổ chức sự kiện
Bạn có thể trực tiếp làm nhân viên sự kiện trong nội bộ công ty cung cấp dịch vụ này. Bởi tính chất công việc xen lẫn giữa quảng cáo và truyền thông dịch vụ nên vị trí này sẽ bận rộn hơn so với những công việc khác. Dưới đây là những công việc mà người phụ trách event phải đảm nhiệm:
Lên kế hoạch, xây dựng kịch bản sự kiện
Phác thảo kế hoạch dựa trên những ý tưởng đã thống nhất đồng thời trình bày những hạng mục cần thực hiện. Trong đó bao gồm:
- Nguồn ngân sách đề xuất
- Các đơn vị hỗ trợ, hợp tác
- Danh sách nhân sự cần thực hiện
- Lên kịch bản chương trình
- Thời gian và không gian tổ chức
- Nắm được số lượng người tham gia
Tiếp đó các cấp quản lý sẽ xem xét và góp ý trực tiếp những hạng mục cần thay đổi để chỉnh sửa và hoàn thiện bản kế hoạch. Điều đó giúp đội ngũ tổ chức sự kiện dễ theo dõi kiểm soát và tiến hành thực hiện các hoạt động.
Nghiên cứu mục tiêu và đối tượng để lên chủ đề cho chương trình
Lên mục tiêu đối tượng chính là công việc đầu tiên mà nhân viên sự kiện sẽ phải thực hiện. Tiếp đó bộ phận này sẽ nghiên cứu về những thông điệp muốn truyền tải, mục tiêu cần đạt được và đặc điểm của khách mời.
Điều đó mang tính quyết định đến sự thành công của chương trình cũng như sự hài lòng của khách hàng và ban lãnh đạo. Vì thế mà giai đoạn này thường mất khá nhiều thời gian để chuẩn bị giúp việc triển khai được kỹ lưỡng nhất.
Gần như tổ chức sự kiện là một ngày làm một nhưng phải biết mười. Bởi nó đòi hỏi người thực hiện cần phải có kiến thức ở nhiều lĩnh vực liên quan khác nhau. Đồng thời còn phải có khả năng sáng tạo am hiểu tâm lý con người. Có như vậy họ mới có thể đưa ra những phương án phù hợp nhất cho các bên liên quan.
Tìm kiếm và hợp tác với các bên liên quan
Cho dù là sự kiện lớn hay nhỏ thì có thể hoàn thành tất cả các hạng mục cần có sự phối hợp giữa tất cả các phòng ban. Nhân viên tổ chức sự kiện sẽ chịu trách nhiệm lựa chọn, tìm kiếm và làm việc với các đối tác để đảm bảo đầy đủ những yếu tố cần có để tổ chức chương trình.
Bởi khối lượng công việc khá nhiều nên bộ phận này sẽ phân công cụ thể những hạng mục cho từng người để công việc không bị chậm trễ hoặc quá tải so với thời gian dự kiến.
Thực hiện sự kiện
Những công việc trên đều thuộc câu trước khi sự kiện diễn ra và quan trọng nhất là lúc vận hành vận hành. Nếu như có sự chuẩn bị tốt thì tới giai đoạn này công việc sẽ suôn sẻ và không có áp lực.
Trong khi đang chạy chương trình mặc dù không xuất hiện hoặc tham gia những hoạt động khác, nhưng người event sẽ là người điều phối các hoạt động diễn ra. Không những thế họ còn phải có những phương án dự phòng khi sự cố có thể xảy ra. Điều đó để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ và trọn vẹn nhất.
Giải quyết những công việc sau sự kiện
Khi chương trình kết thúc thì nhân viên sự kiện sẽ thanh lý và bàn giao lại với những đối tác hỗ trợ. Đồng thời sẽ cần làm báo cáo phân tích về hiệu quả, tài chính thiếu sót của sự kiện để gửi lên cấp trên. Đây cũng là một việc rất quan trọng và người phụ trách sự kiện cần phải hoàn thành.
Những tố chất của một nhân viên tổ chức sự kiện “Giỏi”
Nếu muốn trở thành nhân viên event bạn cần phải có những yếu tố sau đây:
- Kỹ năng làm việc nhóm và tổ chức
- Chịu khó và chủ động trong các công việc
- Có khả năng giải quyết mọi tình huống một cách nhanh chóng
- Có tính sáng tạo và thẩm mỹ
- Có niềm đam mê và sự nhiệt tình
- Có sự tỉ mỉ và cẩn thận
Mong rằng những thông tin về ngành tổ chức sự kiện trong bài viết này sẽ giúp ích cho bạn kim muốn tìm hiểu và định hướng nghề nghiệp. Hãy thường xuyên theo dõi Sự kiện Phú Thọ để tìm hiểu thêm những điều thú vị về dịch vụ ngành tổ chức sự kiện nhé!
