Để tổ chức được một chương trình hội nghị thành công bao gồm rất nhiều hạng mục. vì thế để tổ chức chương trình thành công thì đừng bỏ qua những bước tiêu chuẩn trong quy trình tổ chức hội nghị dưới đây nhé!
Các bước tổ chức hội nghị thành công
Hội thảo và hội nghị là những sự kiện rất phổ biến hiện nay. Mỗi một cuộc họp đều đem đến một mục đích khác nhau cho doanh nghiệp. Do đó khi tổ chức hội nghị thì ban tổ chức cần chuẩn bị rất nhiều thứ điều đó giúp đảm bảo cho sự kiện thành công và suôn sẻ.
Dưới đây là những bước trong quy trình tổ chức hội nghị:
Bước 1: Xác định chủ đề của hội nghị
Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức hội nghị chính là xác định rõ ràng và cụ thể về chủ đề hướng tới. Các chủ đề sẽ là trọng điểm cơ sở để tạo điều kiện giúp triển khai và lập kế hoạch những bước tiếp theo. Đồng thời tổ chức cuộc họp bám sát vào chủ đề đó không bị lan man và lạc đề.
Bước 2: Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết
Việc xây dựng một kế hoạch chi tiết làm bước rất quan trọng trong quá trình diễn ra hội nghị. Vì vậy kế hoạch này sẽ cần phải đảm bảo đầy đủ những yếu tố như:
- Xác định rõ mục đích tổ chức
- Nghiên cứu đối tượng khán giả và lên danh sách khách mời sẽ tham dự hội nghị
- Đề ra nội dung chính cần truyền tải trong chương trình đồng thời ước lượng thời gian cụ thể cho chương trình
- Chuẩn bị nguồn ngân sách rõ ràng chi tiết cho việc tổ chức hội nghị
- Lên kịch bản một cuộc họp chi tiết cho cuộc họp
Ngoài ra, bạn cũng cần có kế hoạch để đối phó với những tình huống rủi ro có thể xảy ra.
Bước 3: Xác định địa điểm tổ chức
Sau khi kế hoạch đã hoàn thành bước tiếp theo bạn sẽ quyết định địa điểm để tổ chức hội nghị. Theo như quy định các cuộc họp nhỏ sẽ được tổ chức trực tiếp tại khuôn khổ công ty. Tuy nhiên với một số cuộc họp lớn hơn sẽ được tổ chức tại các khách sạn, trung tâm hội nghị hoặc nhà hàng.
Bước 4: Xác định thời gian tổ chức
Sau khi đã có kế hoạch, địa điểm và có một kế hoạch chi tiết thì sẽ đến bước xác định thời gian tổ chức. Đây là bước mà bạn sẽ xác định tổ chức một cuộc họp với khách hàng của mình và lên lịch cụ thể.
Việc xác định khi nào cuộc họp sẽ diễn ra phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố trong đó chủ yếu là khách mời tham dự. Do đó bạn nên chọn thời gian phù hợp nhất sao cho hầu hết khách mời đều có thể đến tham dự cuộc họp. Thông thường thì những cuộc họp sẽ được tổ chức vào cuối tuần.
Bước 5: Công tác chuẩn bị hội nghị
Sau tất cả những bước trên bạn sẽ bắt đầu bước vào giai đoạn để chuẩn bị cho cuộc họp. Cụ thể những công tác chuẩn bị sẽ bao gồm các hạng mục như xét ấp phòng tổ chức, truyền thông sự kiện, in tài liệu khách mời, Chuẩn bị đồ ăn uống đi kèm,…
Bước 6: Tiến hành tổ chức hội nghị
Khi đã qua năm bước trên quá trình tổ chức hội nghị gần như đã hoàn thành. Lúc này bạn cần chuyển sang điểm chính là cấu trúc của cuộc họp. Trong quá trình tổ chức cần đảm bảo khách mời được đón tiếp chu đáo và đã thống nhất địa điểm diễn ra hội nghị.
Đặc biệt các cuộc họp cần phải điều phối hợp lý để diễn ra theo đúng như kịch bản. Đồng thời các vấn đề phát sinh cần phải được giải quyết nhanh chóng và kịp thời.
Bước 7: Kết thúc chương trình
Cuối cùng bạn có thể dành tặng các phần quà cho khách mời tham dự hội nghị của mình. Lưu ý đừng quên kèm các tài liệu để khách hàng có thể tìm hiểu và nghiên cứu khi trở về nhà.
Cuối cùng đừng quên đánh giá nội dung chương trình, rút kinh nghiệm để tổ chức những cuộc họp lần sau hiệu quả và thành công hơn.
Dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo tại Phú Thọ, Việt Trì
Để chương trình diễn ra thuận lợi và thành công đúng theo như kế hoạch thì bạn cần lưu ý một số những điều sau:
- Lên danh sách và nắm rõ được số lượng khách mời tham dự
- Nên concept và khảo sát địa điểm tổ chức
- Xác định rõ thời gian mà bạn để tổ chức hội nghị
- Lập bảng phân công chi tiết các công việc cho từng bộ phận
- Thường xuyên kiểm tra các thiết bị được sử dụng trong hội nghị
- Chạy thử chương trình trước khi diễn ra
- Chuẩn bị nhân sự đầy đủ và các trang thiết bị y tế chuẩn bị sẵn sàng
Ngoài ra bạn nên lựa chọn những đơn vị tổ chức chuyên nghiệp sẽ giúp rút ngắn thời gian chuẩn bị và tối ưu chi phí. Sự kiện Phú Thọ tự hào là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Phú Thọ nói riêng và miền Bắc nói chung.
Chúng tôi đã tổ chức rất nhiều các sự kiện, hội nghị thành công cho các tập đoàn công ty lớn trong nước và quốc tế. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn tốt hơn:
- Hotline (08) 8862 1599
- Website: https://sukienphutho.vn/
