Bí quyết lên kế hoạch cho một sự kiện thành công

Sự kiện cho dù nhỏ hay lớn cũng đều cần lập kế hoạch tổ chức sự kiện rõ ràng. Một quy trình càng chi tiết rõ ràng sẽ càng thuận lợi và giảm phát sinh chi phí. Dưới đây là bí quyết lên kế hoạch cho một sự kiện thành công và hiệu quả nhất.

1. Xác định mục tiêu và loại hình của sự kiện

Có nhiều loại hình sự kiện khác nhau được tổ chức tùy theo từng mục đích của doanh nghiệp. Chẳng hạn như lễ tri ân, lễ khánh thành, ra mắt sản phẩm,… Mỗi một loại hình sẽ có một cách lên kế hoạch khác nhau.

Chính vì thế việc xác định mục tiêu sẽ giúp lên kế hoạch chính xác. Từ đó tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức mà vẫn đảm bảo được mục đích cuối cùng.

2. Xác định các đối tượng khách mời cho chương trình

Để sự kiện diễn ra hiệu quả thì ngay từ khi lên kế hoạch cần phân loại. Sau đó chọn ra khách mời phù hợp với mục đích của sự kiện. Tránh truyền thông sai các đối tượng dẫn đến lãng phí ngân sách.

Bên cạnh đó trong quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện bạn cần xác định trước danh sách khách mời. Điều này sẽ giúp bạn có thể tính toán chi phí và tìm địa điểm tổ chức phù hợp. Lưu ý bạn nên gửi thiệp trước ít nhất khoảng 2 tuần để khách mời sắp xếp thời gian công việc.

3. Lên ý tưởng và chủ đề sự kiện

Hai hạng mục nêu trên đều phải hợp với mục tiêu và khách hàng bạn muốn hướng đến. Đồng thời nó cũng giúp sự kiện diễn ra thuận lợi và đạt được những hiệu quả truyền thông tốt nhất. Nếu bạn gặp khó khăn có thể tham khảo ý tưởng của Sự Kiện Phú Thọ để có kế hoạch tốt nhất.

4. Xác định địa điểm và thời gian

Khi tổ chức bạn nên chọn những khung giờ vào ngày cuối tuần hoặc buổi tối. Bởi thời gian này sẽ không ảnh hưởng tới công việc của khách mời.

Địa điểm sẽ căn cứ vào số lượng khách mời cũng như ý tưởng của sự kiện mà chọn địa điểm phù hợp. Tuy nhiên bạn nên ưu tiên lựa chọn những nơi thuận tiện giao thông, dễ di chuyển, không gian rộng rãi, nhiều tiện ích.

5. Dự trù kinh phí tổ chức

Ngân sách là một trong những yếu tố quan trọng khi lập kế hoạch cho một sự kiện. Bởi qua đó bạn có thể xác định rõ các khía cạnh như quy mô, trang trí, địa điểm. Vậy nên bạn hãy xác định rõ trước khi tiến hành xác định kỹ để tránh những yếu tố bất ngờ và phát sinh chi phí không mong muốn.

6. Xác định và thiết lập quan hệ với các đối tác nhà tài trợ

Điều này góp phần không nhỏ cho sự kiện. Bởi nếu như chương trình lớn sẽ cần có nhà tài trợ họ sẽ giúp bạn tiết kiệm khoản chi phí lớn. Thêm vào đó những đơn vị có độ nhận diện thương hiệu tốt sẽ có tầm ảnh hưởng và mang lại hiệu quả truyền thông.

7. Xây dựng kịch bản và timeline cho sự kiện

Sau khi hoàn thành những bước trên thì bạn cần lên timeline và xây dựng kịch bản. Thông thường phần timeline sẽ được chia 3 phần chính là khai mạc, chương trình chính và bế mạc. Trong mỗi phần này bạn cần chọn tổ chức các hoạt động để truyền tải đến khách hàng những thông điệp chính.

Về kịch bản cần phải bao quát toàn bộ hoạt động sự kiện. Trong đó phải lập chi tiết các nội dung như thời gian diễn ra các hạng mục, nhân sự phụ trách,… Nên tập trung vào một kích bản độc đáo và chi tiết để chương trình diễn ra ấn tượng, thuận lợi cho khách mời.

8. Lập kế hoạch quảng bá

Bạn sẽ không thể truyền tải thông điệp nếu như không quảng bá cho sự kiện. Tùy vào từng mục đích cụ thể của từng sự kiện mà bạn cần xây dựng mà bạn sẽ có kế hoạch quảng bá khác nhau. Một số hình thức quảng bá được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay gồm:

• Tiếp thị qua báo điện tử.
• Qua tờ rơi, áp phích.
• Tiếp thị qua các phương tiện thông tin đại chúng như báo chí, truyền hình.
• Quảng cáo qua mạng xã hội zalo, facebook, instagram,…

9. Triển khai kế hoạch tổ chức sự kiện

Hạng mục này bao gồm những công đoạn sau đây:

• Trang trí địa điểm theo chủ đề.
• Setup các trang thiết bị, sân khấu, ánh sáng, âm thanh.
• Chọn menu cho buổi tiệc.
• Chuẩn bị các tài liệu tiếp thị.
• Chuẩn bị quà tặng.

10. Tổng duyệt sự kiện

Bạn nên xét duyệt chương trình lần cuối trước khi sự kiện bắt đầu. Điều này nhằm đảm bảo không xảy ra bất kỳ sự cố nào khi chương trình chính thức diễn ra.

Với những thế mạnh về kinh nghiệm, cơ sở vật chất, nhân sự Sự Kiện Phú Thọ sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Từ đó giúp khách hàng truyền tải những ý nghĩa, thông điệp và nâng tầm thương hiệu và khẳng định vị thế doanh nghiệp. Liên hệ tư vấn và hỗ trợ ngay qua hotline 0888 621 599!