Tổ chức các sự kiện triển lãm sẽ giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân trừng bày ra những thành quả mới của mình. Nó không chỉ đóng vai trò là sự kiện ra mắt sản phẩm, họp báo mà còn là hoạt động marketing độc đáo. Qua đó hỗ trợ thu hút các khách hàng tiềm năng cho việc kinh doanh sau này.
Bên cạnh đó khi mọi người lựa chọn tham gia triển lãm nếu họ cảm thấy sự kiện đó mang lại giá trị và trưng bày những thứ mà họ quan tâm. Vì thế việc tổ chức chương trình cần được đặc biệt coi trọng. Bài viết này Sự Kiện Phú Thọ sẽ chia sẻ đến bạn kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công.
Mục Lục
Dự toán kinh phí
Các công đoạn chuẩn bị tổ chức sự kiện triển lãm khá nhiều hạng mục. Tuy nhiên, bước đầu tiên chính là bạn cần phải dự toán để dự trù kinh phí. Bởi nó sẽ đảm bảo giúp cho sự kiện mang lại lợi nhuận cao nhất.
Bên cạnh đó một số những chi phí được cho là tốn kém nhất khi tổ chức sự kiện triển lãm gồm:
- Thuê địa điểm.
- Marketing.
- Trang thiết bị.
- Khách mời.
- Đồ ăn/ uống cho nhân viên,…
Vì vậy bạn hãy thống kê lại tài chính, tham khảo báo giá của thị trường. Sau đó đưa ra những dự đoán chính xác nhất nguồn kinh phí cho sự kiện triển lãm.
Địa điểm tổ chức chương trình triển lãm
Khi thiết lập kế hoạch tổ chức triển lãm việc lựa chọn địa điểm là chìa khóa giúp cho sự kiện thành công. Do đó bạn cần phải tính toán xem sẽ cần bao nhiêu gian hàng và dự định có bao nhiêu đơn vị tham gia triển lãm.
Tiếp theo bạn cũng cần cân đối xem có bao nhiêu khách mời và có cần phòng riêng để trò chuyện không. Hoặc tận dụng những phòng họp nhỏ, riêng biệt để tổ chức sự kiện cả ngày không. Khi bạn đã rõ ràng về đối tượng tham gia, quy mô, không gian của địa điểm tổ chức sự kiện triển lãm.
Xây dựng kế hoạch marketing cho chương trình
Một trong những kinh nghiệm tổ chức sự kiện gian hàng triển lãm chính là có một kế hoạch marketing chất lượng. Qua đó sẽ giúp cho người tham dự tiềm năng có thể biết được triển lãm đang diễn ra và cũng để chương trình suôn sẻ hơn.
Theo đó bạn cần phải tiếp cận hai đối tượng khách hàng khác nhau đó là:
- Người tham dự: Để họ cảm thấy thực sự thuyết phục và cảm thấy triển lãm mang lại cho họ giá trị. Đồng thời mang tới thứ họ muốn và chương trình có ý nghĩa thật sự với họ. Muốn làm được điều này bạn cần phải trả lời câu hỏi đối tượng triển lãm là ai? Bạn tổ chức sự kiện triển lãm gì?
- Nhãn hàng, tổ chức: Muốn chương trình thành công bạn cần thuyết phục được những đối tượng tiềm năng. Làm sao để thu hút họ và khiến họ lựa chọn đầu tư cho bạn. Nếu như các nhãn hàng, tổ chức chi tiền cho gian hàng của bạn có nghĩa là họ cảm thấy sẽ nhận được giá trị từ việc tham gia triển lãm của bạn. Đây chính là doanh số bán hàng, khách hàng tiềm năng và cách nhận thức thương hiệu.
Đảm bảo về mặt hậu cần
Mẹo để tổ chức sự kiện triển lãm thành công chính là ở khâu lên kế hoạch và đảm bảo nhân sự. Điều đơn giản khác như đảm bảo không gian tổ chức, bãi đậu xe quanh khu triển lãm, dỡ hàng hóa, đảm bảo giao thông,.. đều cần có đội ngũ hậu cần. Đây cũng là một trong những yếu tố rất cần thiết để mang lại cho bạn một sự kiện thành công.
Bên cạnh đó có rất nhiều yếu tố mà bạn cần cân nhắc về nhân sự khác như các yếu tố như:
- Thời gian tháo dỡ hàng trong bao lâu.
- Các đơn vị tham gia triển lãm, khách mời đến vào lúc mấy giờ.
- Bạn cần sắp xếp các trang thiết bị ở vị trí nào.
- Bạn có muốn tổ chức các sự kiện liên quan xen kẽ trong sự kiện triển lãm không.
Khi bạn đã chuẩn bị xong hết những công việc hậu cần thì bạn cần đưa ra lịch trình rõ ràng những công việc gì diễn ra trong, trước và sau chương trình. Hãy nhớ luôn lập ra kế hoạch từ sớm. Điều này nhằm quản lý cũng như đảm bảo thời gian để chương trình của bạn đi đúng hướng.
Đánh giá tổng quan sau khi chương trình triển lãm kết thúc
Một trong những khâu rất quan trọng trong kinh nghiệm tổ chức sự kiện gian hàng triển lãm chính là đánh giá tổng quan sau sự kiện. Để qua đó biết được những điểm nào chưa tốt cần phải phát huy, điều gì cần cải thiện thêm,… Đồng thời đúc kết kinh nghiệm và giúp cho những lần tổ chức sau đó tốt hơn.
Bên cạnh đó bạn hãy xem các mục tiêu mà mình đặt ra ban đầu khi lập ra để tổ chức sự kiện triển lãm bằng cách trả lời các câu hỏi như:
- Tất cả đều đã được thực thi tốt không.
- Kinh phí có đúng và bám sát ngân sách đề ra.
- Số lượng bán hàng trực tiếp đạt được và mức độ tương tác từ khách truy cập.
Khi bạn đã tổng hợp được tất cả những dữ liệu này thì có thể đánh giá được tổ chức sự kiện có thành công hay không. Bên cạnh đó bạn cũng cần chắc chắn rằng bạn có những phản hồi tốt từ người tham dự, khách hàng và đơn vị tham gia triển lãm.
Sự Kiện Phú Thọ tự hào là đơn vị chuyên nghiệp trong việc thiết kế, tư vấn và thực thi gian hàng triển lãm hội chợ theo yêu cầu của khách hàng. Với nhiều năm kinh nghiệm hợp tác cùng các thương hiệu lớn Sự Kiện Phú Thọ tự tin sẽ làm hài lòng kể cả những khách hàng khó tính nhất. Hãy liên hệ ngay hotline để được Sukienphutho.vn tư vấn tận tâm, nhanh chóng và chuyên nghiệp nhất bạn nhé!
