Các bước tổ chức hội nghị đầy đủ nhất 2024

Bạn đang lên kế hoạch để chuẩn bị hội nghị quan trọng của công ty mình? Bạn chưa biết làm sao để thu xếp mọi việc thật ổn thỏa như ý muốn. Đừng lo lắng Sự Kiện Phú Thọ sẽ chia sẻ về các bước tổ chức hội nghị đầy đủ nhất trong bài viết dưới đây!

1. Hiểu rõ yêu cầu

Khi nói đến tổ chức thì công việc đầu tiên của người đảm nhiệm chính là nắm rõ yêu cầu. Cụ thể bạn cần xác định rõ sự kiện có mục đích gì và mang lại lợi ích nào. Qua đó biết mục tiêu là gì để chuẩn bị và lên kế hoạch thuận lợi hơn.

Bên cạnh đó một số câu hỏi sẽ giúp bạn nắm bắt được yêu cầu như:

• Thời gian sự kiện sẽ diễn ra?
• Bao nhiêu khách mời tham dự?
• Chi phí dành cho hội thảo là bao nhiêu?
• Đối tượng khách mời tham dự là những ai?

2. Xác định chủ đề hội nghị

Nội dung chính là linh hồn của chương trình bởi quyết định tới mục tiêu của người tổ chức. Chẳng hạn như chủ đề dành cho người khởi nghiệp là “Tạo lập quan hệ trong kinh doanh” hay “Tri ân khách hàng” dành cho nhà phân phối,…

Còn với những chương trình bán vé tham dự hay mở cửa tự do thì nội dung sự kiện càng quan trọng. Bởi nó sẽ quyết định có nhiều khách đến dự không. Vậy nên nếu có thể hãy làm một cuộc khảo sát để tìm ra chủ đề thích hợp.

3. Concept cho hội nghị

Khi đã có mục đích, chủ đề và nội dung của sự kiện thì bạn cần lựa chọn concept phù hợp. Hãy đảm bảo rằng phù hợp với phong cách và chủ đề mong muốn của công ty. Đừng nghĩ hội nghị nhàm chán vì bạn có thể tự biến chúng trở lên thú vị nếu biết cách chọn concept.

4. Lên kế hoạch tổ chức hội nghị

Kế hoạch, quy trình cho sự kiện là mấu chốt quan trọng giúp cho công đoạn phía sau được vận hành trơn tru. Trong bản kế hoạch bạn cần để cập tới mục tiêu, mục đích, nội dung, chủ đề của chương trình. Sau đó liệt kê tất cả các công việc cần làm giúp buổi hội nghị diễn ra như mong muốn. 

Để có định hướng rõ ràng thì bạn cần phải lên kế hoạch theo các tiêu chí:

• Nội dung của cuộc họp, hội thảo, hội nghị.
• Thời gian và địa điểm sẽ tổ chức.
• Yêu cầu và mục đích đạt được của hội nghị, hội thảo, cuộc họp.
• Kinh phí dành ra cho chương trình bao nhiêu.
• Dự kiến đơn vị sẽ phối hợp để tổ chức.
• Chuẩn bị các nội dung báo cáo cho bế mạc và khai mạc.
• Chương trình hội nghị.
• Lên danh sách khách mời.
• Ngoài ra, bạn cũng nên phân đầu việc theo từng giai đoạn thời gian cụ thể để hoàn thành chúng tốt nhất.

5. Đưa ra phương án dự phòng

Một sự kiện cho dù có hoàn hảo tới đâu cũng rất có thể sẽ xảy ra sai sót. Khi ấy bạn cần phải lên kế hoạch dự phòng để xử lý phát sinh. Một điều khác cần lưu ý là nếu bạn đã triển khai như phương án, hãy dành thêm thời gian để rà soát tiến độ và chi phí. Điều này để điều chỉnh công việc sao cho phù hợp nhất.

6. Xác định tổng ngân sách tổ chức cho sự kiện

Mặc dù công ty đã cung cấp ngân sách để tổ chức chi tiết. Tuy nhiên nếu như không biết cân đối hoặc phân chia tốt bạn sẽ bị hao hụt ngân sách. Bên cạnh đó hãy chia ra một khoản phí để dự phòng cho tình huống bất ngờ. Nó có thể từ 5% đến 10% so với tổng ngân sách sự kiện.

7. Chọn nơi tổ chức

Để hội nghị diễn ra hoàn hảo nhất thì việc lựa chọn không gian cũng rất quan trọng. Bạn nên lựa chọn địa điểm tổ chức cần đẹp, thuận tiện cho việc đi lại của khách mời tham gia. Ngoài ra, hãy lưu ý số lượng khách dự hội nghị nhiều hay ít để chọn không gian phù hợp nhé.

8. Lựa chọn đơn vị tổ chức hội nghị chuyên nghiệp

Đi kèm theo với kịch bản chương trình hoàn hảo là một ekip thực hiện có tâm. Đối với các doanh nghiệp bạn có thể tự tận dụng nhân viên của mình nếu công ty đã có kinh nghiệm tổ chức. Còn nếu không thì bạn nên chọn một dịch vụ tổ chức hội thảo, hội nghị chuyên nghiệp để có chương trình hoàn hảo nhất.

9. Chuẩn bị banner, backdrop và standee

Tùy vào từng quy mô mà bạn có thể chọn có nên sử dụng banner, backdrop, standee không. Đây đều là những phụ kiện có chức năng tăng tính nhận diện và chuyên nghiệp. Nó thường được đặt ở sảnh, lối đi quanh sự kiện, chính giữa sân khấu,…

10. Chuẩn bị tài liệu

Ngoài ra, bạn cần chuẩn bị tài liệu để họp hay thảo luận về vấn đề có liên quan trong hội nghị. Khi đã chuẩn bị xong hãy thống nhất về nội dung, rà soát kỹ. Nếu sai sót cần chỉnh sửa ngay trước khi in ấn.

11. Quà cho khách mời

Mỗi sự kiện cho dù là quy mô nhỏ hay to đều phải gây được ấn tượng với khách mời. Điều khiến họ nhớ đến chương trình chính là những món quà nhỏ thể hiện lòng hiếu khách. Bạn có thể cân nhắc in thêm tên thương hiệu lên các món đồ tặng cho khách mời để gây ấn tượng nhé.

12. Tổ chức hội nghị

• Đón tiếp đại biểu.
• Điều khiển chương trình.

13. Kết thúc sự kiện

• Ghi biên bản.
• Thông báo về ý kiến kết luận về chỉ đạo hội nghị.

14. Xử lý thông tin hội nghị

• Đánh giá nội dung chương trình.
• Họp và đúc kết kinh nghiệm cho những lần sau.

Với chia sẻ về các bước tổ chức hội nghị đầy đủ nhất 2024 trên mong rằng bạn đã hiểu được quy trình của sự kiện. Nếu như bạn còn thắc mắc nào hãy liên hệ với Sự Kiện Phú Thọ qua hotline 0888 621 599. Chúng tôi tự tin với kinh nghiệm của mình sẽ giúp bạn có được chương trình ưng ý nhất!