Cách để đối phó với thời tiết xấu khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Thời tiết xấu là một trong những rủi ro lớn nhất khi tổ chức sự kiện ngoài trời, có thể làm gián đoạn chương trình, ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách mời, thậm chí gây thiệt hại về tài sản. Tuy nhiên, với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và kế hoạch dự phòng chu đáo, bạn hoàn toàn có thể giảm thiểu tối đa tác động tiêu cực của mưa bão, nắng nóng hay gió lớn, đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.

1. Nắm Bắt Dự Báo Thời Tiết và Lập Kế Hoạch Dự Phòng Sớm

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất để đối phó với thời tiết xấu.

• Theo dõi sát sao dự báo thời tiết: Bắt đầu theo dõi từ vài tuần trước sự kiện và cập nhật liên tục cho đến sát ngày diễn ra. Sử dụng nhiều nguồn dự báo uy tín để có cái nhìn tổng quan nhất.

• Xây dựng “kế hoạch B” chi tiết:

  • Kịch bản dự phòng cho từng loại thời tiết: Mưa lớn, gió mạnh, nắng nóng gay gắt, thậm chí là giông bão.

  • Phương án thay thế địa điểm: Đây là phương án tối ưu nhất nếu có thể. Tìm kiếm một địa điểm trong nhà phù hợp (nhà đa năng, sảnh khách sạn, trung tâm hội nghị) có thể chuyển đổi nhanh chóng.

  • Thời gian ra quyết định: Xác định rõ thời điểm cuối cùng để đưa ra quyết định chuyển địa điểm hoặc kích hoạt các phương án dự phòng khác. Thông báo kịp thời cho khách mời và các bên liên quan.

2. Thiết Kế và Bố Trí Không Gian Đảm Bảo An Toàn và Tiện Nghi

Thiết kế cơ sở vật chất ngay từ đầu với tư duy phòng ngừa thời tiết xấu.

• Hệ thống mái che/nhà bạt chắc chắn:

  • Lựa chọn chất liệu: Ưu tiên các loại nhà bạt, dù lớn làm từ vật liệu chống thấm, chống UV tốt.

  • Kiểm tra độ vững chắc: Đảm bảo hệ thống khung sườn kiên cố, neo giữ chặt chẽ để chống lại gió lớn. Thuê đơn vị chuyên nghiệp, có kinh nghiệm thi công.

  • Hệ thống thoát nước: Lắp đặt máng xối, ống dẫn nước để tránh đọng nước trên mái và dẫn nước mưa ra khỏi khu vực sự kiện.

• Sàn và lối đi chống trượt:

  • Sử dụng thảm trải sàn, ván ép hoặc sàn nhựa chuyên dụng để tránh trơn trượt khi trời mưa.

  • Đảm bảo các lối đi được chiếu sáng đầy đủ và không có chướng ngại vật.

• Hệ thống điện an toàn:

  • Tất cả dây điện, thiết bị điện phải được bọc kín, chống thấm nước tuyệt đối.

  • Sử dụng phích cắm, ổ cắm chuyên dụng ngoài trời.

  • Bảo vệ các thiết bị điện tử khỏi ẩm ướt bằng bạt hoặc tủ bảo vệ.

  • Có máy phát điện dự phòng và đội ngũ kỹ thuật trực.

• Thiết bị làm mát/sưởi ấm:

  • Nắng nóng: Bố trí quạt công nghiệp, quạt phun sương, hệ thống làm mát di động. Cung cấp nước uống, khăn lạnh miễn phí.

  • Mưa lạnh: Chuẩn bị máy sưởi, bình nóng lạnh cho khu vực vệ sinh (nếu có), hoặc các loại nước uống nóng.

3. Trang Bị Vật Dụng Hỗ Trợ Khách Mời

Sự chuẩn bị chu đáo cho khách mời sẽ giúp họ cảm thấy được quan tâm và thoải mái hơn dù thời tiết không thuận lợi.

• Dụng cụ che mưa/nắng: Chuẩn bị ô (dù), áo mưa dùng một lần, hoặc quạt cầm tay (nếu trời nóng) để phát cho khách mời.

• Khu vực trú ẩn: Thiết lập các khu vực có mái che, ghế ngồi khô ráo để khách có thể tạm trú khi trời mưa bất chợt hoặc quá nắng nóng.

• Nước uống và đồ ăn nhẹ: Luôn có sẵn nước uống (ấm hoặc lạnh tùy thời tiết) và một số đồ ăn nhẹ dễ dùng.

• Khu vực vệ sinh khô ráo, sạch sẽ: Đảm bảo nhà vệ sinh được che chắn tốt, có đủ ánh sáng và không bị ẩm ướt.

4. Đội Ngũ Nhân Sự Chuẩn Bị Kỹ Lưỡng

Con người là yếu tố then chốt để thực hiện các kế hoạch dự phòng.

• Đào tạo nhân viên: Tất cả nhân viên, đặc biệt là đội ngũ kỹ thuật và hậu cần, phải được đào tạo về các kịch bản thời tiết xấu và biết rõ nhiệm vụ của mình.

• Phân công rõ ràng: Chỉ định người chịu trách nhiệm chính cho việc theo dõi thời tiết và đưa ra quyết định, người phụ trách hệ thống điện, người phụ trách hỗ trợ khách mời…

• Trang bị bảo hộ: Cung cấp áo mưa, ủng, đèn pin cho nhân viên làm việc dưới mưa.

• Kênh liên lạc: Đảm bảo các kênh liên lạc giữa các bộ phận luôn thông suốt (bộ đàm, điện thoại).

5. Kế Hoạch Truyền Thông và An Ninh

• Thông báo kịp thời cho khách mời: Nếu có thay đổi địa điểm hoặc lịch trình do thời tiết, hãy thông báo ngay lập tức qua email, tin nhắn, mạng xã hội và cập nhật trên website sự kiện.

• Đội ngũ an ninh: Tăng cường lực lượng an ninh để kiểm soát đám đông, hướng dẫn khách di chuyển an toàn trong điều kiện thời tiết xấu.

• Sơ tán khẩn cấp: Lập kế hoạch sơ tán chi tiết, bao gồm các lối thoát hiểm được đánh dấu rõ ràng và điểm tập kết an toàn.

• Đội ngũ y tế: Luôn có sẵn đội ngũ y tế để xử lý các trường hợp khẩn cấp liên quan đến thời tiết (say nắng, cảm lạnh, té ngã).

• Bảo hiểm sự kiện: Cân nhắc mua bảo hiểm sự kiện để giảm thiểu rủi ro tài chính nếu sự kiện phải hủy bỏ hoặc chịu thiệt hại lớn do thời tiết.

Bằng cách áp dụng những biện pháp này một cách đồng bộ và chuyên nghiệp, bạn không chỉ đối phó hiệu quả với thời tiết xấu mà còn nâng cao được uy tín và hình ảnh của sự kiện trong mắt khách mời.

Liên hệ Sự Kiện Phú Thọ qua hotline 0888 621 599 để được tư vấn ngay hôm nay nhé!