Việc tổ chức sự kiện tại các nhà hàng, khách sạn đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Để giúp cho chương trình được diễn ra suôn sẻ nhất bạn cần tổ chức theo từng bước một. Sau đây Sự Kiện Phú Thọ sẽ bật mí quy trình tổ chức sự kiện tại những địa điểm này chi tiết nhất.
Mục Lục
1. Hiểu như thế nào về việc tổ chức sự kiện
Về cơ bản tổ chức sự kiện chính là hình thức như triển lãm, hội thảo, họp báo,… của các hoạt động trong lĩnh vực như giải trí, thể thao,… Mục đích chính của các chương trình này là giúp quảng bá, truyền thông cho thương hiệu, sản phẩm hay dịch vụ. Bên cạnh tùy theo loại hình, tính chất sự kiện có thể kể đến những mục đích phí sau như:
- Gửi những lời tri ân tới khách hàng, cán bộ, đối tác công nhân viên đã đồng hành cùng công ty để phát triển bền vững.
- Hỗ trợ những chiến dịch PR, truyền tải thông điệp và giá trị đến đối tượng tham dự.
- Giới thiệu tới khách hàng những trải nghiệm và thông tin thực tế về sản phẩm, quảng bá thương hiệu. Đồng thời hỗ trợ cho chiến dịch phân phối.
- Phát huy tối đa cho hiệu ứng truyền thông, chạm cảm xúc của các đối tượng tham gia, hoạt động gây quỹ và giúp đỡ các hoàn cảnh khó khăn.
- Mang đến môi trường làm việc thân thiện, củng cố quan hệ giữa các thành viên trong công ty. Đồng thời giúp thôi thúc sự gắn bó lâu dài của công nhân viên với doanh nghiệp.
2. Các loại hình tổ chức sự kiện tại nhà hàng khách sạn
Tổ chức sự kiện là phần quan trọng trong các chiến lược truyền thông của bất kể doanh nghiệp nào. Hiện nay quá trình này diễn ra có phần thuận tiện và nhanh chóng hơn tại cách nhà hàng, khách sạn. Trên thực tế có nhiều loại hình được tổ chức như:
- Đám cưới.
- Hội thảo.
- Hội nghị.
- Sinh nhật.
- Khai trương.
- Tiệc cuối năm,…
Như vậy mỗi kiểu sự kiện đều có những đặc trưng riêng nhất định. Đồng thời cách tổ chức cũng có ít nhiều thay đổi khác nhau. Chủ yếu phụ thuộc vào quy mô của nhà hàng, khách sạn cũng như yêu cầu của người tổ chức.
3. Quy trình tổ chức sự kiện tại nhà hàng khách sạn
Về cơ bản hầu hết các sự kiện sẽ được diễn ra thông qua các bước sau đây:
3.1. Tiếp nhận thông tin của doanh nghiệp
Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ có nhiệm vụ tiếp nhận các thông tin từ phía khách hàng. Từ đó nắm bắt được các yếu tố cơ bản Để tạo nên một chương trình thành công. Cụ thể như mục đích, loại hình, chủ đề, thời gian diễn ra, số lượng người tham dự và ngân sách cấp tỉnh của sự kiện.
3.2. Nên chủ đề và ý tưởng sáng tạo
Sau khi đã tổng hợp hết các thông tin từ phía khách hàng thì người lên kế hoạch sẽ họp bàn về ý tưởng của chương trình. Chúng có thể do từ phía khách hàng cung cấp hoặc tự sáng tạo. Chủ yếu cần phải bám sát theo những thông tin mà đối tác đã cung cấp.
Khi đã có được ý tưởng sơ bộ thì cần phải làm cho chủ đề của chương trình nổi bật như thiết kế không gian, màu sắc, thông điệp,… Lưu Ý chủ đề cần phải phù hợp với thông điệp muốn truyền tải tới khách hàng.
3.3. Tiến hành trình bày và lên kế hoạch
Sau khi đã hoàn thành kế hoạch thì đơn vị tổ chức sẽ trình bày và trao đổi với khách hàng. Mục đích là giúp họ có thể hình dung được sự kiện tổ chức ra sao, độ khả thi và nội dung nào cần phải chỉnh sửa. Sau đó thông báo với đội ngũ làm việc để cùng chuẩn bị và ký hợp đồng.
3.4. Xây dựng kế hoạch tổ chức
Khi đã thống nhất được chủ đề thì tiếp theo cần thực hiện Xây dựng để cụ thể hóa các ý tưởng đó. Cụ thể các công việc cần làm bao gồm:
3.5. Lựa chọn thời gian, địa điểm.
Xây dựng các kịch bản chi tiết về thời lượng chương trình, nội dung, vật dụng, tiết mục văn nghệ.
- Menu tiệc tùy theo loại hình sự kiện.
- Thiết kế các hình ảnh trong chương trình như màn hình, thư mời, logo, vé mời,…
- Chuẩn bị nhân lực phục vụ sự kiện nhờ bộ phận kỹ thuật, nhân viên nhà hàng, nhân viên phụ trách,…
- Trang bị tất cả các thiết bị cần sử dụng như không gian tiệc, bàn ghế, loa đài, đèn,…
- Sử dụng các phương thức vận chuyển nếu như không gian tiệc ở ngoài trời.
- Nên phương án xử lý các rủi ro nếu có.
- Xây dựng kế hoạch truyền thông marketing.
- Sử dụng các công cụ đo lường hiệu quả của sự kiện khi kết thúc.
3.6. Triển khai tổ chức sự kiện
Phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận nhân sự, thời gian cụ thể cho từng hạng mục và theo dõi tiến độ. Từ đó đảm bảo cho công tác chuẩn bị được chỉn chu nhất. Trong quá trình diễn ra sự kiện người tổ chức sẽ điều hành mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ. Khi kết thúc cần thu dọn toàn bộ để bàn giao cho các bên liên quan.
3.7. Đánh giá hiệu quả
Việc tổng kết và đánh giá sự kiện sẽ giúp cho bộ phận nhân sự có cái nhìn tổng quát nhất về hiệu quả tổ chức. Đồng thời rút kinh nghiệm cho các chương trình về sau được hoàn thành tốt hơn. Các hạng mục cần tổng kết như kết quả truyền thông, chi phí, phản hồi của người tham dự, còn gì chưa hoàn thành,…
4. Lưu ý khi tổ chức sự kiện tại nhà hàng khách sạn
Nếu muốn có chương trình thành công bạn cần chú ý vài điều sau:
- Lựa chọn các khách sạn nào phù hợp với quy mô tổ chức.
- Lên chủ đề và trang trí không gian phù hợp.
- Kiểm tra dàn âm thanh, ánh sáng tùy theo địa điểm tổ chức trong nhà ngay ngoài trời.
Trên đây Sự Kiện Phú Thọ đã chia sẻ đến bạn về quy trình tổ chức sự kiện tại nhà hàng khách sạn. Nếu như còn bất cứ điều gì băn khoăn, thắc mắc hãy liên hệ tới hotline 0944 724 688. Đội ngũ tư vấn của chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe để cho bạn những chương trình thành công nhất.
