Trên thực tế việc tổ chức kick off mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp khi chuẩn bị thực hiện một dự án mới nào đó. Vậy cụ thể kick off là gì hãy cùng Sự Kiện Phú Thọ giải đáp tất cả các thông tin liên quan tới kick off trong bài viết sau đây!
Mục Lục
1. Kick off là gì?
Trên thực tế thuật ngữ này mang ý nghĩa khởi động khi bắt đầu thực hiện một kế hoạch kinh doanh, thực hiện một dự án hay một mục tiêu chung nào đó cần có sự chết chỉ và đoàn kết của tất cả mọi người liên quan. Cụ thể bao gồm đối tác, khách hàng, nhân viên và những người sẽ đồng hành cùng với doanh nghiệp.
Mục đích của việc này nhằm khởi động tinh thần tích cực, lạc quan ý chí vươn lên tất cả thông qua các hoạt động của chương trình. Một sự kiện thành công sẽ góp phần xây dựng đội ngũ và tạo tiền đề cho kế hoạch và dự án sắp triển khai.
2. Thời điểm nào nên tổ chức kick off
Với những lợi ích thiết thực mà chương trình đem lại thì các doanh nghiệp có thể nên tổ chức kick off vào những thời điểm như sau:
- Khi doanh nghiệp mới được thành lập.
- Trước khi triển khai mục tiêu hay kế hoạch của những giai đoạn mới theo tháng, quý, năm.
- Khi doanh nghiệp bắt đầu bước sang một năm hoạt động mới.
- Trước khi bắt đầu những chương trình hội nghị hội thảo, cuộc họp, tập huấn.
- Khi nội bộ trong doanh nghiệp có dấu hiệu xảy ra rạn nứt hoặc mâu thuẫn.
- Tổ chức lễ kick off dự án, lễ khởi động dự án mới
3. Các bước chuẩn khi tổ chức kick off
Để có chương trình thành công thì bạn cần thực hiện theo những bước sau đây khi tổ chức kick off:
3.1. Chuẩn bị
Tùy theo đặc điểm của từng chương trình và dự án mà bạn có thể lên kế hoạch để chuẩn bị kịch bản cho buổi kick off bao gồm:
- Giới thiệu về chương trình
- Mục tiêu, phạm vi của sự kiện
- Các mốc tiến độ mà chương trình sẽ diễn ra.
- Ngân sách dành cho chương trình.
- Chất lượng của dự án sẽ nhận được.
- Các đội nhóm sẽ tham gia và các bên liên quan tới chương trình.
- Kế hoạch truyền thông cho sự kiện.
- Đánh giá các rủi ro khi tổ chức chương trình.
- …
3.2. Bắt đầu chương trình kick off
Thông thường buổi kick off nên bắt đầu bằng các tiết mục vui vẻ như văn nghệ hoặc game nhỏ. Điều này nhằm để tạo sự thoải mái, mang lại một không khí vui tươi hơn để chương trình đạt được kết quả tốt nhất.
Bên cạnh đó bạn hãy đặt ra các quy tắc chung để buổi kick off không bị lòng vòng. Thay vào đó hướng tới kết quả cuối cùng như ý. Đồng thời cũng như hạn chế các mâu thuẫn có thể xảy ra.
Ngoài ra bạn cần đảm bảo việc rõ ràng trong công bố lý do của chương trình cũng như các nội dung chính. Trong đó đặc biệt là các vấn đề cần trao đổi để những người tham gia có thể nắm được, nhờ đó đi theo đúng kế hoạch đã đặt ra.
3.3. Dẫn dắt cho chương trình kick off
Đối với vai trò của người dẫn dắt của buổi kick off thì của bạn chính là dẫn dắt và điều hướng để sự kiện đi đúng hướng. Đồng thời đảm bảo giải quyết được các vấn đề để từ đó đi đến kết quả cuối cùng.
Bên cạnh đó sẽ giới thiệu tổng quát về dự án như mục tiêu, tiến độ, ngân sách,… sắp tới của doanh nghiệp. Đó sẽ là tất cả những nội dung chính mà mọi người sẽ cùng trao đổi trong buổi hội thảo này.
Ngoài ra, việc trao đổi rõ về sự mong đợi và mức độ hỗ trợ của tất cả các bên liên quan. Ví dụ, mục tiêu gì? Cần những thông tin nào, tìm cách tăng sự tương tác và hỗ trợ giữa các bên tham gia. Từ đó để tạo sự đồng thuận để sự thành công của buổi kick off cũng như dự án.
3.4. Tổng kết lại kick off
Phần cuối của chương trình Kick off cần có mục câu hỏi và trả lời. Điều này để các bên giải đáp thắc mắc từ đó làm rõ các thông tin. Đây là một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo việc triển khai dự án sau này giúp cho chương trình không xảy ra bất kỳ vấn đề nào liên quan đến việc không rõ ràng hay hiểu nhầm.
Khi chương trình kết thúc buổi biên bản tổng kết cần được đưa ra để đảm bảo các thông tin cần thiết. Trong đó bao gồm từ bước lên kế hoạch đến hành động. Bản tổng kết này sẽ được gửi đến cho tất cả các bên liên quan để giúp cho mọi người có thể nắm được và triển khai theo đúng nhiệm vụ và vai trò đã phân công.
4. Những điều cần lưu ý khi tổ chức kick off
Sau đây là những điều khi tổ chức kick off mà bạn cần phải chú ý:
- Lập kế hoạch cho chương trình rõ ràng và cụ thể.
- Lựa chọn thời điểm tổ chức kick off hợp lý nhất.
- Đừng để sự kiện trở nên khô cứng và nhàm chán.
Trên đây là những yếu tố bạn cần biết về khái niệm tổ chức kick off là gì cùng các bước chuẩn bị và lưu ý. Điều này sẽ đảm bảo cho chương trình diễn ra thuận lợi, thành công và đạt được hiệu quả tốt nhất!
Thông tin liên hệ:
Công Ty TNHH Quảng Cáo Và Sự Kiện Minh Thắng
Website: www://sukienphutho.vn/
Email: minhthangqc19@gmail.com
Hotline 1: 0888.621.599
Facebook: https://www.facebook.com/InTuiPhuTho
