Không gian tổ chức sự kiện là nơi mà sự kiện sẽ diễn ra. Vị trí của địa điểm tổ chức sẽ phụ thuộc theo từng loại sự kiện khác nhau trong nhà hay ngoài trời. Về cơ bản thì cần có sự tương thích cao nên các công ty tổ chức sự kiện phải sáng tạo mới đáp ứng được nhu cầu đó.
Mục Lục
1. Không gian tổ chức sự kiện
Khi chọn vị trí thực hiện thì bạn phải cân nhắc trên toàn bộ không gian và sự kiện sẽ sử dụng. Cụ thể bao gồm có chỗ ngồi của khách, không gian cho các hoạt Động của sự kiện, tác nghiệp chuyên môn kĩ thuật cùng các thiết bị được lắp đặt. Cần chú ý tới toàn bộ công việc sẽ diễn ra phục vụ cho tổ chức chương trình.
Trên cơ sở toàn bộ các hoạt động đó thì công ty tổ chức sự kiện cũng phải sắp xếp từng vị trí, hoạt động. Làm sao để phù hợp với không gian của sự kiện nhất có thể. Đồng thời cần phải đáp ứng sự chuyên nghiệp và hiệu quả chuyên suất sau đó.
Ví dụ khi chuẩn bị tổ chức sự kiện cho khoảng 1000 khách mời tham dự thì cần phải chuẩn bị phòng có đủ chỗ ngồi. Kèm theo đó là khoảng không cho phần sân khấu, âm thanh ánh sáng, màn chiếu. Do đó cần phải có ít nhất khoảng 100 mét vuông cho phần phía sau sự kiện trừ khu vực của khách mời.
2. Yêu cầu thời gian tổ chức
Bên cạnh vấn đề không gian thì bạn cũng cần tập trung vào thời gian tổ chức. Trước khi bắt đầu nên tính toán xem cần bao nhiêu quãng thì do trong hoạt động trên sân khấu, chuẩn bị đồ, kiểm tra âm thanh, diễn tập. Bên cạnh đó cũng cần lưu ý tới vấn đề có cần thời gian dự phòng hay không.
Chẳng hạn như sự kiện cần phải sử dụng một phần của phòng lớn thì nên kiểm tra trước yêu cầu chia phòng chào các vị trí cần thiết. Các phòng cũng cần phải làm vào xem cái cách âm có tốt không để không ảnh hưởng tới chương trình. Nếu như không đáp ứng được yêu cầu này chỉ cần phải check lại trước khi diễn ra chương trình.
3. Hợp đồng thuê không gian tổ chức sự kiện
Bạn cần rà soát lại toàn bộ các phần hoạt động trước khi ký hợp đồng thuê địa điểm tổ chức. Hãy kiểm tra lại bất kỳ việc nào có cần thêm thời gian hay không gian không. Khi tổ chức tại các trung tâm hội nghị, khách sạn doanh nghiệp cần chú ý tới các vấn đề sau:
- Bắt đầu vào khi nào và bao giờ kết thúc.
- Phải làm gì khi chuẩn bị và chương trình hoàn thiện.
- Có thể thực hiện chậm công đoạn nào không.
- Khi nào được tiếp cận với các phòng.
- Có sự kiện nào diễn ra cùng ngày hay không.
- Xung đột với thời gian với đối thủ cạnh tranh hay sự kiện khác không.
- Thời gian ảnh hưởng tới sự kiện như hoạt động setup, trang trí,… cần kiểm tra và điều chỉnh sao cho hợp lý.
4. Sân khấu tổ chức sự kiện
Đây là trung tâm của sự kiện nơi diễn ra các hoạt động chính nên rất quan trọng. Toàn sân khấu cao, thấp, rộng, hẹp sẽ chi phối tổng thể không gian và loại hình của chương trình. Vì thế chúng cần phải đảm bảo luôn hài hòa và hợp lý với nhau.
Bên cạnh đó vị trí đẹp cũng cần được coi trọng bởi ảnh hưởng tới thiết kế thi công sân khấu. Cần phải đảm bảo sao cho mọi người ở vị trí gần hay xa cũng có thể dễ dàng theo dõi mọi hoạt động xảy ra trên sân khấu. Đối với phòng điều hành camera cần phải đảm bảo theo dõi được toàn bộ hoạt động và được lắp đặt tại các vị trí xung quanh phòng.
Chiều cao của sân khấu sẽ phụ thuộc theo không gian trần nhà. Giờ này sẽ tạo nên sự thông thoáng và cân đối khi trang trí cũng như đặt các thiết bị âm thanh ánh sáng. Tóm lại bạn cần phải tính toán kỹ trong việc bố trí sân khấu để có được bố cục hợp lý nhất dựa theo những yêu cầu cần đạt được.
Phần chiều rộng của sân khấu thì sẽ phụ thuộc vào các hoạt động diễn ra ở đó. Bởi tầm nhìn sẽ đều đều hướng về phía trung tâm của sự kiện. Hãy đảm bảo rằng mọi góc nhìn khác nhau đều có thể quan sát được màn hình sân khấu rõ nhất.
5. Âm thanh ánh sáng trong tổ chức sự kiện
Hầu như tất cả các sự kiện đều cần có âm thanh để truyền tải thông tin. Tuy nhiên bạn cần phải sử dụng những âm thanh thích hợp cho sự kiện của mình để tạo ra bầu không khí cho chương trình. Cần bố trí các không gian cho hoạt động âm thanh, thiết bị cạnh sân khấu chính.
Ánh sáng cũng rất quan trọng đối với sự kiện và góp phần mang đến hiệu quả cho chương trình. Việc thiết kế và bố trí hệ thống ánh sáng cần phải ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại và mang tính nghệ thuật. Điều này sẽ giúp mang lại sức truyền tải thông tin tốt nhất cho chương trình.
Trên đây là toàn bộ chia sẻ của Sự Kiện Phú Thọ về tổ chức sự kiện và không gian thực hiện. Mong rằng đã mang đến cho bạn phần nào yêu cầu cần thiết khi tổ chức các chương trình event. Hãy liên hệ tới hotline 0888 621 599 của chúng tôi để được tư vấn kỹ hơn nhé!
