Khi tổ chức sự kiện sẽ kèm theo các yêu cầu khác nhau để tạo nên sự thành công. Mỗi một chương trình sẽ đòi hỏi một hạng mục riêng không giống nhau. Trong phạm vi bài viết sau hãy cùng Sự Kiện Phú Thọ tìm hiểu 5 yêu cầu cần đáp ứng đầu tiên để tổ chức sự kiện thành công nhé!
Mục Lục
1. Chủ đề của sự kiện
Một sự kiện được tổ chức thì đồng nghĩa là mang tầm quan trọng đối với đơn vị đó. Vậy nên, căn cứ theo mục đích tổ chức bạn cần chọn một hình ảnh đại diện và slogan riêng dễ nhớ. Làm sao nó cần toát lên thông điệp của sự kiện đó, hiểu một cách đơn giản là chủ đề của event.
Đây là một yếu tố quan trọng mà bạn cần phải xác định ngay từ đầu. Bởi phần này cũng là khung xương cốt lõi để phát triển nội dung sau đó. Đồng thời cũng ảnh hưởng tới phạm vi của toàn bộ chương trình.
Đối với tiệc công ty thì tính thường xuyên của sự kiện diễn ra không ấy thường xuyên. Chính vì thế cần có sự mới lạ, độc đáo và ý nghĩa là rất cần thiết. Điều đó đòi hỏi tính sáng tạo từ phía người tổ chức.
Chẳng hạn như tiệc tất niên là thời điểm để mọi người cùng kết nối để lưu giữ thành quả. Mặt khác là kéo nhân viên, đồng nghiệp, đối tác gần nhau hơn. Do đó chủ đề cần phải nổi bật nên thông điệp đó từ đầu cho tới cuối chương trình.
2. Lựa chọn màu sắc chủ đạo
Để họa lên một chủ đề rõ ràng thì bạn cần phải có những hình ảnh kèm theo màu sắc cụ thể. Vậy nên lựa chọn tông màu chủ đạo là yêu tố tiếp theo khi tổ chức sự kiện. Đồng thời nó cũng là cơ sở để bạn thiết kế cũng như trang trí không gian cho chương trình xuyên suốt.
Khi lựa chọn màu sắc thì bạn cần chú ý một số những điều sau đây:
- Cần phải có màu chính đại diện và phù hợp với những chủ đề đã đề ra.
- Đối với màu phối cùng thì phải có sự hài hòa và tạo ra sự đối lập.
- Về màu sắc phụ không cần quá nhiều và tuyệt đối tránh nổi bật hơn tông màu chính ban đầu đã chọn.
- Có sự đồng nhất giữa các vật trang trí theo như thiết kế về màu sắc.
3. Đối tượng tham gia chương trình sự kiện
Thành phần khán giả chính là yếu tố thứ ba góp phần tạo nên sự thành công của một sự kiện. Đối với chương trình event của một công ty thì bạn cần phải đảm bảo có sự góp mặt đầy đủ của các bộ phận như sau:
- Chủ tịch, ban giám đốc và các cổ đông của công ty.
- Tất cả các phòng ban.
- Có sự tham gia của các đối tác và khách mời.
- Đại diện của các bên báo chí đưa tin về sự kiện của doanh nghiệp.
- Có đầy đủ nhân sự phục vụ cho chương trình như Mc, Pg,…
4. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp nhất
Tùy theo số lượng người tham gia chương trình mà bạn cần xác định quy mô sự kiện của mình như thế nào. Để từ đó lựa chọn địa điểm tổ chức sao cho phù hợp nhất. Dưới đây là một số yếu tố bạn cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm để diễn ra chương trình:
- Diện tích phải có đủ sức chứa thoải mái cho tất cả người sẽ tham gia chương trình.
- Không gian phía bên trong và bên ngoài của địa điểm cần phải phù hợp với tính chất của sự kiện.
- Địa điểm cần phải thuận lợi cho quá trình di chuyển của các khách mời tham dự.
- Các thiết kế, bố cục và tòa nhà nơi sẽ diễn ra sự kiện cần phải thuận tiện cho các hoạt động sẽ diễn ra trong chương trình.
- Phần trang thiết bị và cơ sở vật chất phải đạt chất lượng tốt nhất.
- Lối đi lại ra vào phải rộng rãi, bãi đỗ xe cần phải thoải mái để được cả ô tô và xe máy.
- Vị trí địa lý của nơi tổ chức sự kiện cũng cần phải dễ dàng tìm kiếm để không gây khó khăn trong quá trình tham dự của mọi người.
5. Thời gian diễn ra chương trình phù hợp
Bạn cần xác định rõ thời điểm diễn ra sự kiện một cách chi tiết và cụ thể. Hãy ước lượng xem thời gian chạy chương trình trong bao lâu. Để từ đó quản lý cho chặt chẽ cũng như đặt thuê địa điểm một cách hợp lý nhất.
Bên cạnh đó bạn còn phải dự trù thời gian chuẩn bị, setup và vận chuyển các vận dụng cần thiết. Hãy chắc chắn làm sao phù hợp với bên cung cấp địa điểm tổ chức sự kiện. Nếu như bên cho thuê tính giờ thì nên kiểm soát số giờ để không tốn thêm chi phí phát sinh.
Trên đây là 5 yêu cầu cần đáp ứng đầu tiên để tổ chức sự kiện thành công mà Sự Kiện Phú Thọ đã chia sẻ tới độc giả. Mong rằng sẽ giúp cho các doanh nghiệp, nhà tổ chức có định hướng rõ ràng cho công ty mình. Với những gợi ý nêu trên của chúng tôi sẽ giúp cho bạn có được kịch bản rõ ràng và tạo ra sự thành công cho sự kiện. Nếu cần tư vấn thêm hãy liên hệ tới hotline 0888 621 599 của Sự Kiện Phú Thọ số nhé!
