Nhân sự là một trong yếu tố quan trọng khi tổ chức sự kiện. Bởi đây được coi như tiền đề cho mọi hoạt động, kế hoạch diễn ra ở thực tế. Vậy nên, có thể nói con người là yếu tố tạo nên sự thành công của event.
Mục Lục
1. Các vị trí nhân lực trong sự kiện
Để tổ chức thành công trong sự kiện thì nhân sự sẽ được chia thành nhiều nhóm. Họ sẽ cùng làm việc, hỗ trợ và chia sẻ công việc với nhau. Về cơ bản thì bộ phận nhân lực sẽ được sắp xếp với những vị trí như sau:
1.1. Quản lý
Bộ phận có trách nhiệm lập ra bản kế hoạch thống nhất và hoàn thiện theo ý kiến thảo luận từ trước. Người này cũng có trách nhiệm sửa chữa, kiểm tra khi mà mọi dự tính còn trên giấy tờ. Các hạng mục gồm có như địa điểm, đồ đạc, dụng cụ thuê, phương án rủi ro,…
Phía quản lý cũng sẽ phân công nguồn nhân sự theo những gì nắm được về năng lực của mỗi người. Để đảm bảo sắp xếp công việc cho họ hợp lý nhất. Đồng thời liên kết các bộ phận và nhân sự để đạt được mục tiêu cuối cùng.
Như vậy, có thể nói đây là công việc quan trọng không phải ai cũng làm được. Bởi vị trí cần phải lên kế hoạch và điều hành sự kiện. Vậy nên cần người có kinh nghiệm và có đủ khả năng mới đảm nhiệm được.
1.2. Bộ phận giám sát
Chịu trách nhiệm với từng hạng mục cụ thể ở trong event. Với các mảng như quản lý cộng tác viên, chịu trách nhiệm về truyền thông, tổ chức đón các khách mời,… Tuy nhiên, công việc này thường chỉ cần thiết đối với các chương trình lớn. Vậy nên nếu như sự kiện nhỏ bạn có thể cân nhắc bỏ qua.
1.3. Nhân viên sự kiện
Là người sẽ thực hiện trực tiếp các công việc theo sự sắp xếp và phân công của quản lý. Các nhân viên này sẽ được training kỹ lưỡng để làm việc hiệu quả. Họ cũng có thể phối hợp theo cấp trên và đồng nghiệp trong các khâu.
1.4. Các cộng tác viên và tình nguyện viên
Đây là bộ phận được thuê làm theo thời vụ của từng dự án. Cộng tác viên này không đòi hỏi quá nhiều về trình độ và kinh nghiệm làm việc. Vậy nên, thường người ta thường ít áp đặt quá nhiều vào những người này.
Tuy nhiên, tùy theo từng mục đích, tầm cỡ chương trình mà nhân sự cũng có sự thay đổi. Những vị trí nêu trên là các vị trí chính trong tổ chức event phân chia theo các chức vụ. Còn nếu sắp xếp theo bộ phận sẽ gồm có hậu cần, chăm sóc khách hàng, thiết kế, sáng tạo,…
2. Vấn đề quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức sự kiện
Tùy theo từng quy mô và yêu cầu của sự kiện mà bạn sẽ quyết định ra số lượng nhân sự. Tiếp theo là phân công hạng mục công việc sao cho hợp lý nhất. Việc quản lý nguồn nhân sự trong tổ chức các sự kiện chưa bao giờ là dễ dàng. Vậy nên, bạn cần phải lưu ý bởi nếu không làm tốt có thể gây ảnh hưởng tới các công đoạn diễn ra event.
Sau đây là những điều cần làm khi quản lý nhân sự trong tổ chức sự kiện:
2.1. Chú ý trang phục
Đối với trang phục của nhân sự cần phải có sự đồng bộ nhau. Vậy nên cần phải kiểm tra kỹ đến quần áo của họ để không gặp phải những lỗi như dính bẩn, rách hay bị mất nút. Hãy đảm bảo hoàn thiện việc này trước khi chương trình diễn ra.
2.2. Training nhân viên
Trước khi diễn ra sự kiện bạn đều cần dành ra thời gian để đào tạo đội ngũ nhân viên. Nhất là với các bộ phận quan trọng như PG và kể cả là cộng tác viên. Việc huấn luyện này rất cần thiết nhằm đảm bảo được tính kỷ luật và chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức. Qua đó giúp chắc chắn rằng chương trình luôn diễn ra suôn sẻ mà không gặp bất cứ trục trặc hay rắc rối nào.
2.3. Quản lý chặt về thời gian
Bạn cần phải yêu cầu đội ngũ nhân lực tổ chức sự kiện có mặt trong thời gian sớm nhất trước khi chương trình diễn ra. Tối thiểu là trước khoảng 1h để dễ dàng xoay sở nếu như đột nhiên nhân sự thiếu hụt vì lý do không lường trước. Như vậy bạn sẽ có được những người hỗ trợ thay thế để giải quyết khó khăn.
2.4. Nên có sẵn nhân viên dự phòng
Việc dự phòng sẽ có thể khiến cho chi phí tổ chức sự kiện của bạn tăng lên đôi chút. Thế nhưng nó hoàn toàn xứng đáng để bạn bỏ ra. Bởi thường một event không thể nào suôn sẻ được 100% từ đầu đến cuối được. Vậy nên để đảm bảo thành công toàn diện và kiểm soát nhân lực thì cần phải dự phòng nhân viên trước.
Trên đây là những thông tin mà Sự Kiện Phú Thọ cung cấp về quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức sự kiện. Có thể nói vấn đề con người cần phải đặc biệt chú trọng để tạo nên sự thành công cho sự kiện. Nếu như không thể tự mình chuẩn bị cho event tốt nhất hãy liên hệ tới hotline 0888 621 599 của chúng tôi nhé!
