Tổ chức sự kiện lễ khánh thành là một dấu mốc vô cùng quan trọng với các doanh nghiệp. Bởi đây chính là sự kiện khởi đầu mới định hướng cho tương lai phát triển mạnh mẽ. Vậy làm sao để tổ chức sự kiện này chuyên nghiệp và tạo được dấu ấn đối với khách mời? Hãy cùng tham khảo ngay hướng dẫn của Sự Kiện Phú Thọ trong bài viết dưới đây nhé!
Mục Lục
1. Lễ khánh thành là lễ gì?
Lễ khánh thành được biết đến là sự kiện đánh dấu một công trình, dự án, tổ chức doanh nghiệp đã hoàn thành. Hoặc cũng có thể chúng sắp được đưa vào hoạt động. Sự kiện quan trọng đó mang ý nghĩa mong muốn khởi đầu may mắn và đầy hy vọng vào hoạt động của tương lai.
Bên cạnh đó, việc tổ chức chương trình này mang rất nhiều ý nghĩa như
- Tâm linh: Buổi khánh thành mang đến sự yên tâm cho chủ đầu tư. Giúp họ tin rằng công trình trong tương lai sắp tới sẽ đi vào hoạt động thuận lợi và suôn sẻ. Vậy nên nó cũng là lý do mà chương trình được tổ chức ở hầu hết các doanh nghiệp và đã trở thành nét văn hóa từ xa xưa.
- Về kinh doanh: Lễ khánh thành được tổ chức quy mô lớn, chuyên nghiệp sẽ tạo ra hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ. Nhờ vậy mà giúp cho các chủ đầu tư, doanh nghiệp quảng bá hình ảnh của mình. Qua đó giúp cho dịch vụ, sản phẩm dễ dàng tiếp cận được với các đối tượng khách hàng tiềm năng. Không dừng lại ở đó, sự kiện còn giúp doanh nghiệp khẳng định vị thế và dấu ấn trong lòng khách mời.
2. Hướng dẫn tổ chức sự kiện Lễ Khánh Thành năm 2025
Nếu bạn muốn tổ chức thành công buổi lễ khánh thành thì phải có một kế hoạch chi tiết và cụ thể. Thông thường những hạng mục và công việc cần chuẩn bị ít nhất là 1 tháng trước khi sự kiện chính thức diễn ra. Dưới đây là checklist những việc bạn cần làm:
2.1. Lên ý tưởng cho buổi lễ
Dựa vào mục đích của doanh nghiệp, thương hiệu mà bạn sẽ đưa ra chủ đề của chương trình. Chủ đề này cần phải truyền tải được thông điệp, mong muốn, tạo được điểm nhấn. Đặc biệt là cần phải thu hút sự quan tâm và chú ý của khách hàng.
2.2. Lên danh sách khách và gửi thiệp
Để nâng cao hiệu quả của buổi lễ khánh thành việc bạn lựa chọn khách mời có tầm ảnh hưởng rất quan trọng. Đồng thời bạn nên mời những đối tác, khách hàng tiềm năng để họ tiếp cận một cách tự nhiên nhất. Sau khi có danh sách khách mời bạn tiến hành gửi thiệp, gọi điện thoại hoặc gửi email trực tiếp.
2.3. Phân chia các công việc
Những hạng mục công việc chính cần để tổ chức cho sự kiện lễ khánh thành gồm có:
- Xin giấy phép tổ chức.
- Thiết kế khu vực sân khấu, backdrop, cổng chào,…
- Chuẩn bị các trang thiết bị dùng trong sự kiện như ánh sáng, âm thanh,…
- Thi công, trang trí không gian tổ chức cho buổi lễ.
- Lựa chọn nhân sự như MC, lễ tân, ca sĩ, nhóm nhảy,…
- Tiến hành các chương trình quảng bá, truyền thông cho sự kiện.
- Quản lý rủi ro trong sự kiện và có những phương án khắc phục kịp thời.
2.4. Dự trù chi phí để tổ chức lễ khánh thành
Hạch toán mức kinh phí trước mà bạn sẽ bỏ ra để tổ chức sự kiện là bao nhiêu, ít hay nhiều. Từ đó có những tính toán và phân bổ nguồn ngân sách cho thật hợp lý theo từng hạng mục. Ví dụ như chi phí nhân sự, chi phí trang thiết bị, chi phí buổi tiệc, chi phí phát sinh,…
2.5. Lên kịch bản cho chương trình lễ khánh thành
Kịch bản cho buổi lễ khánh thành thông thường sẽ bao gồm những nội dung chính như sau:
- Bước 1: Đón tiếp khách mời.
- Bước 2: Tổ chức các buổi biểu diễn văn nghệ để tạo không khí.
- Bước 3: Phần lễ với các tiết mục tuyên bố, giới thiệu đại biểu, doanh nghiệp phát biểu, cắt băng khánh thành, tham quan công trình.
- Bước 4: Phần tiệc sẽ diễn ra biểu diễn văn nghệ, giao lưu, mini game,…
2.6. Sau buổi lễ
Khi buổi lễ chính thức vào giai đoạn kết thúc, chủ dự án sẽ lên để gửi lời cảm ơn tới khách mời, người tham dự và phát biểu kết thúc. Tiếp theo, lễ tân sẽ làm nhiệm vụ hướng dẫn các bị khách ra về. Cuối cùng, nhân viên tiến hành thu dọn, tháo dỡ các trang thiết bị đã lắp đặt và tiến hành vệ sinh.
3. Đơn vị tổ chức sự kiện lễ khánh thành uy tín
Sự kiện khánh thành là một nghi thức quan trọng đánh dấu bước khởi đầu trước khi đi vào hoạt động của công trình. Chính vì thế, đòi hỏi sự chỉnh chu và hoàn thiện ở mọi hạng mục. Nếu như không tự chuẩn bị được bạn nên cân nhắc tìm đến các đơn vị tổ chức chuyên nghiệp.
Bên cạnh đó, sự kiện này có quy mô lớn do đó bạn cần lên kế hoạch và xây dựng kịch bản chi tiết. Điều này đòi hỏi nhiều thời gian, kinh nghiệm và công sức. Nếu như các bạn muốn tư vấn tổ chức lễ khánh thành hãy liên hệ ngay Sự Kiện Phú Thọ qua số 0888 621 599. Với kinh nghiệm của mình chúng tôi sẽ tư vấn, báo giá để đưa ra cho bạn những phương án triển khai lễ khánh thành tốt nhất.
