Tổ chức sự kiện đã dần trở thành một khái niệm không còn quá xa lạ trong các hoạt động kinh doanh hiện nay. Có thể thấy hiện nay có rất nhiều các chương trình sự kiện khác nhau như hội thảo, hội nghị, tiệc tri ân,…
Tuy nhiên quy trình cơ bản tổ chức sự kiện thì không phải ai cũng nắm rõ. Vì thế trong bài viết dưới đây Sự Kiện Phú Thọ sẽ chia sẻ bạn cách để tổ chức sự kiện chuẩn nhất!
Mục Lục
1. Quy trình cơ bản tổ chức sự kiện
Thông thường một chương trình event sẽ cần phải trải qua quy trình cơ bản tổ chức sự kiện như sau:
1.1. Hình thành chủ đề chương trình
Chủ đề sự kiện sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi rất nhiều vấn đề. Cụ thể như:
- Khu vực tổ chức
- Văn hóa riêng của tệp khách hàng
- Nguồn lực
- Địa điểm tổ chức
- Cách phục vụ
- Âm thanh, ánh sáng
- Ngân sách
- Các kỹ xảo và hiệu ứng đặc biệt,…
1.2. Lên ý tưởng tổ chức sự kiện
Trong bước này bạn cần phải suy nghĩ và khái quát về các ý tưởng sau đó phân tích chúng kỹ càng. Từ đó chọn ra những phương án phù hợp và chia đều chúng thành các mảng chi tiết nhất. Điều này đòi hỏi người tổ chức cần phải có sức sáng tạo mạnh mẽ để đưa ra các chương trình độc đáo ấn tượng.
1.3. Phân chia nhân sự để triển khai
Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nằm ở khâu phân chia công việc thành từng mảng. Trong đó bao gồm thiệp mời, sân khấu, trình chiếu, đồ họa, âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng sân khấu,… Tất cả các nhân sự ở từng hạng mục này đều cần phải được tuyển chọn tỉ mỉ và càn phù hợp với nhiệm vụ được phân công.
1.4. Triển khai sự kiện theo kế hoạch ban đầu
Mỗi một bộ phận lúc này cần phải triển khai theo đúng như kế hoạch đã lên ban đầu. Nhân sự cần làm tròn trách nhiệm để không ảnh hưởng tới tiến độ chung, cần linh hoạt hỗ trợ và phối hợp cùng nhau.
1.5. Chuẩn bị sự kiện và dàn dựng
Một trong những quy trình cơ bản tổ chức sự kiện chiếm nhiều thời gian nhất và quyết định đến sự thành công là khâu chuẩn bị. Bởi bạn sẽ cần hoàn thiện những hạng mục dưới đây và chạy thử ít nhất từ 1 đến 2 lần. Nếu như phát hiện ra sai sót bạn cần điều chỉnh cho tới khi trơn chu và mượt mà.
Trong đó bao gồm các khâu như:
- Trang phục
- Gửi thiệp mời
- Đăng thông báo
- Thuê thiết bị hỗ trợ sự kiện
- Thuê MC, PG
- Làm backdrop, banner, trình chiếu, văn bản, hình ảnh,…
- Thuê đội múa nghệ thuật
- Hoàn tất các thủ tục cần thiết để sự kiện được tổ chức thuận lợi
1.6. Tổ chức sự kiện
Ở khâu này các trưởng bộ phận cần phải điều phối và kiểm soát nhân viên làm việc theo đúng nhiệm vụ. Điều này đã được phân chia rõ ràng ở kế hoạch và quy trình tổ chức sự kiện ban đầu. Mỗi một phân đoạn đều phải được theo dõi và kiểm tra dựa theo timeline và checklist của chương trình.
Nếu như phát hiện bất cứ sự cố ngoài ý muốn nào người có trách nhiệm cần phải tập trung. Từ đó giúp mọi người giải quyết nhanh chóng vấn đề phát sinh.
1.7. Kết thúc chương trình
Có thể nói quy trình cơ bản tổ chức nào cũng sẽ bao gồm các công việc sau khi sự kiện kết thúc. Cụ thể bao gồm phần kết thúc chương trình là khi các bộ phận liên quan tiến hành thu gom vật dụng. Sau đó xử lý tất cả các thiết bị đã thuê và dọn dẹp sạch sẽ lại hiện trường.
Cuối cùng các bộ phận sẽ cùng ngồi lại tổng kết và báo cáo mức độ hoàn thành công việc của sự kiện vừa diễn ra. Nó bao gồm cả trước, trong và sau sự kiện. Từ đó để đúc kết ra những kinh nghiệm để hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện ở những lần sau thêm thành công hơn.
2. Kinh nghiệm giúp doanh nghiệp tổ chức sự kiện thành công
Tổ chức sự kiện cần những gì để thành công và truyền tải được thông điệp cũng như tạo hiệu ứng tích cực cho thương hiệu. Điều này nằm ở những kinh nghiệm mà Sự Kiện Phú Thọ chia sẻ sau đây:
2.1. Tìm kiếm và xác định nơi tổ chức sự kiện
Đầu tiên bạn cần lên ý tưởng và xác định cách tổ chức cho sự kiện. Tiếp theo đó là tìm kiếm nơi tổ chức sự kiện hợp lý. Sau đó mới đến hợp đồng và các giấy tờ thủ tục liên quan để việc tổ chức event diễn ra thuận lợi nhất.
2.2. Gửi thư mời
Tiếp theo bạn cần gửi thư mời đến khách mời tham dự sự kiện. Lưu ý bạn cần nêu rõ nội dung, thời gian, địa điểm tổ chức, lý do sự kiện,…
2.3. Có kế hoạch và luôn bám sát
Tất cả công việc cần được kiểm tra theo tiến độ, kế hoạch và cheklist liên tục để hạn chế sai sót.
2.4. Luôn có phương án dự phòng
Bạn cần phải có kế hoạch dự phòng nếu như nhân sự gặp vấn đề hoặc nhân vật quan trọng đến muộn,… Bạn nên chuẩn bị tinh thần và sẵn kịch bản để xử lý các tình huống xấu nhất.
Ngoài ra bạn cần chi tiêu trong ngân sách cho phép. Đây chính là yếu tố cho sự kiện thành công. Nếu bạn lựa chọn Sự Kiện Phú Thọ việc giới hạn ngân sách sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Không những vậy chúng tôi sẽ tư vấn lên phương án cụ thể để chương trình diễn ra suôn sẻ và thành công nhất. Để được tư vấn chi tiết vui lòng liên hệ hotline 0888 621 599 nhé!
Thông tin liên hệ:
Công Ty TNHH Quảng Cáo Và Sự Kiện Minh Thắng
Website: www://sukienphutho.vn/
Email: minhthangqc19@gmail.com
Hotline 1: 0888.621.599
Facebook: https://www.facebook.com/InTuiPhuTho
