Trong sự kiện đã là một khái niệm không còn quá xa lạ tại Việt Nam khi nó đã trở thành một phần quan trọng trong các hoạt động xây dựng thương hiệu và kinh doanh. Có thể thấy rằng hiện nay có rất nhiều các loại hình sự kiện khác nhau như hội thảo, hội nghị, lễ ra mắt sản phẩm, yến tiệc tri ân,… Tuy nhiên quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì không phải ai cũng biết rõ.
Trong nội dung bài viết dưới đây Sự kiện Phú Thọ sẽ sẻ đến bạn cách tổ chức sự kiện chuẩn và các yếu tố để tạo nên một buổi lễ thành công.
I. Quy trình để tổ chức sự kiện thành công
Là nơi cung cấp dịch vụ sự kiện chuyên nghiệp Sự kiện Phú Thọ từng hợp tác với rất nhiều các nhãn hàng và công ty lớn. Chúng tôi hiểu rõ rằng tổ chức sự kiện cần những gì và cách tổ chức ra sao để thành công và mang lại hiệu quả tốt nhất. Dưới đây là quy trình tổ chức sự kiện chuẩn được Sự kiện Phú Thọ đúc kết từ nhiều năm hoạt động:
1. Giai đoạn trước sự kiện
Trước khi tổ chức sự kiện thì bạn cần hoàn thành các bước sau:
Xác định mục đích của sự kiện
Sự kiện là một Động quy tụ rất nhiều công chúng và chia thành nhiều hình thức khác nhau. Tổ chức sự kiện sẽ bao gồm các lĩnh vực rộng như họp báo, sự kiện khách hàng, kinh doanh,… Vì vậy mà mỗi sự kiện sẽ có những mục đích và ý nghĩa riêng biệt. Đầu tiên trong các bước tổ chức sự kiện thì bạn cần phải xác định rõ mục đích và những công việc cần phải làm như:
- Đối tượng khách hàng và số lượng là bao nhiêu?
- Loại hình và quy mô của sự kiện là gì?
- Dự toán ngân sách dành cho sự kiện làm bao nhiêu?
- Chủ đề của sự kiện là gì?
- Tổ chức sự kiện tại đâu?
Lên ý tưởng tổ chức sự kiện
Khi đến bước này thì bạn cần phải nắm được khái quát các ý tưởng và phân tích nó kỹ càng. Sau đó đề ra các phương án phù hợp nhất để chia đều thành các hạng mục chi tiết. Đồng thời bạn cần phải để tạo ra được những chương trình độc đáo hơn đối thủ cạnh tranh.
Bên cạnh đó việc trung lập ý tưởng dự các sự kiện là điều bạn tuyệt đối không nên mắc phải. Bởi nó ảnh hưởng đến sự uy tín chất lượng và cả một mặt của thương hiệu.
Phân chia nhân sự để triển khai
Cách để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp chính là phân chia công việc rõ ràng thành từng mảng chuyên sâu. Trong đó bao gồm thiết kế, kế toán, kĩ thuật âm thanh ánh sáng, quản lý giám sát. Nhân sự ở từng hạng mục đều phải tuyển chọn kỹ càng và tỉ mỉ để đảm bảo tính phù hợp.
2. Giai đoạn trong sự kiện
Trong sự kiện bạn cần phải vận hành và có các phương án xử lý kịp thời nếu không may xảy ra sự cố:
Triển khai sự kiện theo kế hoạch
Khâu này mỗi bộ phận cần phải thực hiện theo đúng như quy trình tổ chức sự kiện đã lên kế hoạch từ trước đó. Các bộ phận sẽ làm tròn trách nhiệm không để ảnh hưởng tới tiến độ chung và cần phải phối hợp linh hoạt hỗ trợ lẫn nhau.
Chuẩn bị và dàn dựng
Một trong các bước tổ chức sự kiện chiếm nhiều thời gian nhất và cũng quyết định đến sự thành công là chuẩn bị. Sau đó bạn cần hoàn thiện các khâu dưới đây để tiến hành chạy thử chương trình nhất là từ một đến hai lần. Nếu như phát hiện bất kỳ sai sót nào lập tức cần phải điều chỉnh đến khi chương trình.
- Hoàn tất các thủ tục cần thiết.
- Thuê đội múa nghệ thuật mở màn, thiết bị hỗ trợ, MC, PG, trang phục.
- Đăng thông báo, gửi thiệp mời,…
- Làm banner, backdrop, background, trình chiếu văn bản và hình ảnh trong sự kiện.
Tổ chức sự kiện
Người phụ trách sẽ điều phối và kiểm soát các nhân viên làm việc dựa trên công việc đã được phân chia trong quy trình tổ chức sự kiện. Mỗi một phân đoạn cần được kiểm tra và theo dõi sát sao. Nếu như phát hiện sự cố ngoài ý muốn thì cần phải tập trung mọi người để giải quyết sự cố nhanh chóng nhất có thể.
3. Giai đoạn sau sự kiện
Quy trình sau tổ chức sự kiện sẽ bao gồm các bước như sau:
Kết thúc chương trình
Khi kết thúc chương trình thì các bộ phận có liên quan sẽ tiến hành thu dọn các vật dụng sử lý các thiết bị đã thuê và dọn dẹp sạch sẽ hiện trường.
Báo cáo và rút kinh nghiệm
Các bộ phận cần tổng kết báo cáo mức độ hoàn thành công việc khi sự kiện diễn ra bao gồm tất cả các bước trước, trong và sau sự kiện. Từ đó để đúc kết kinh nghiệm hoàn thành quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hơn ở lần sau.
Kết luận
Để sự kiện thành công và truyền tải chính xác những thông điệp của thương hiệu thì việc tìm kiếm và xác định nơi tổ chức sự kiện rất quan trọng. Sự kiện Phú Thọ là một trong những cơ sở hàng đầu tại Phú Thọ nói riêng và miền Bắc nói chung. Chúng tôi chuyên tổ chức các sự kiện chuyên nghiệp với tinh thần hợp tác, chuẩn bị chu đáo các sự kiện lớn nhỏ mà bạn có thể tham khảo.
Hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline 0888 621 599 để được tư vấn chi tiết nhất nhé!
