Sự kiện & tổ chức sự kiện là một khái niệm còn khá mới và xa lạ tại Việt Nam. Do đó mà có rất nhiều người chưa biết phân biệt sự kiện & tổ chức sự kiện. Vì thế bài viết sau đây của Quảng Cáo Phú Thọ sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm này!
Mục Lục
1. Sự kiện là gì?
Theo như từ điển tiếng Việt từ sự kiện có nghĩa là một hoạt động quan trọng đang xảy ra có ảnh hưởng tới đời sống và xã hội.
Hoặc nó cũng có thể là những sự việc mang ý kiến cá nhânCòn với nghĩa trong đời sống xã hội thì đây là một sự cố, hiện tượng mang tính chất bất thường xuất hiện.
Một số lĩnh vực thường diễn ra sự kiện như thương mại, thể thao, hội nghị, lễ khánh thành,… Hoặc nó cũng có thể là những sự việc liên quan đến ý nghĩa cá nhân gắn liền với đời sống thường ngày hay phong tục tập quán như đám cưới, sinh nhật.
2. Tổ chức sự kiện là gì?
Theo như quan điểm về hoạt động tổ chức sự kiện liên quan đến thiết kế, tổ chức thực hiện sự kiện. Các công việc cần thực hiện khi cần tổ chức chương trình bao gồm lập kế hoạch, nghiên cứu, điều hành diễn biến của sự kiện,… trong quá trình tổ chức sự kiện thì các đơn vị có liên quan sẽ thực hiện các công việc theo như kế hoạch, theo dõi và hoàn thành các phần. Từ đó để đảm bảo rằng sự kiện được diễn ra suôn sẻ và đúng theo những yêu cầu đã được thống nhất từ trước.
Như vậy sự kiện & tổ chức sự kiện hoàn toàn khác biệt nhau. Do đó bạn cần phân biệt rõ ràng và nắm chắc các quy trình tổ chức để sự kiện diễn ra thành công và hiệu quả nhất.
3. Mục đích của tổ chức sự kiện
Những mục đích chính mà tổ chức sự kiện đem lại chính là kết quả, giá trị của đơn vị tổ chức mong muốn đạt được, cụ thể:
- Sự kiện tốt sẽ nâng cao giá trị cũng như tầm nhận thức của công chúng về thương hiệu của doanh nghiệp, công ty.
- Gửi gắm được những thông điệp của công ty đến với các đối tượng mục tiêu. Đồng thời là hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông, phát triển hình ảnh và xây dựng thương hiệu dịch vụ.
- Phát triển tối đa những hiệu ứng chuyển thông bên trong và ngoài sự kiện để chạm đến cảm xúc của khách hàng cũng như những người tham gia.
- Tăng sự kết nối với khách hàng đến sản phẩm và dịch vụ của các doanh nghiệp. Qua đó nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty trên các thị trường kinh doanh.
4. Vai trò tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện chủ yếu phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp như marketing, gia tăng khách hàng, PR,… Cho đơn vị tổ chức. Đôi khi chương trình cũng hướng đến mục đích hội họp, tất niên, lễ kỷ niệm, bán hàng,… Việc tổ chức sự kiện được tạo ra chủ yếu nhằm để thu hút được sự quan tâm của công chúng và những đối tượng khách hàng mục tiêu mà sự kiện muốn hướng đến.
Nhìn chung tổ chức sự kiện có vai trò rất quan trọng trong công việc quảng bá thương hiệu sản phẩm và dịch vụ. Thế nên nó chỉ đứng sau các hoạt động khác như nghiên cứu thị trường và quảng bá.
Ngoài ra một sự kiện thành công sẽ tạo ra được những tác động hiệu quả về mặt truyền thông quảng bá. Ngược lại nếu như thất bại thì nó sẽ làm giảm đi giá trị của thương hiệu trên thị trường.
5. Quy trình tổ chức sự kiện
Mỗi một sự kiện sẽ mang các tính chất và đặc điểm khác nhau. Vậy nên quy trình tổ chức sự kiện đối với từng chương trình cũng sẽ không giống nhau. Tuy nhiên chúng sẽ được chia thành các giai đoạn cơ bản như sau:
5.1. Giai đoạn trước tổ chức sự kiện
- Nghiên cứu các yếu tố tác động trên sự kiện.
- Xây dựng các kế hoạch và kịch bản cho chương trình.
- Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện.
- Thiết kế các ấn phẩm, thiệp mời cho khách hàng.
- Phân định rõ vai trò và thống nhất nhiệm vụ giữa công ty tổ chức sự kiện và doanh nghiệp.
- Cân đối thời gian để triển khai quảng bá truyền thông cho sự kiện.
- Vận chuyển và lắp đặt trang trí cho sự kiện.
- Tổng duyệt trước chương trình trước khi diễn ra.
5.2. Giai đoạn thực hiện sự kiện
- Tổ chức đón tiếp khai mạc sự kiện.
- Quản lý và điều hành diễn viên chính của chương trình.
- Phục vụ ăn uống trong sự kiện.
- Tổ chức vận chuyển và lưu trú trong sự kiện nếu có.
- Thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện.
- Chuẩn bị một đội ngũ hậu cần thực hiện tất cả các công việc cần chuẩn bị phía sau cánh gà.
5.3. Giai đoạn kết thúc của sự kiện
Khi sự kiện kết thúc thì công việc cần phải làm bao gồm:
- Xúc tiến, quảng bá cho sự kiện.
- Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ để bổ trợ thêm cho sự kiện.
- Quản trị tài chính sau quá trình tổ chức thực hiện.
- Chăm sóc khách hàng cùng những người được mời tham gia sự kiện.
- Tiến hành họp, đánh giá và rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sự kiện lần kế tiếp.
6. Các loại hình tổ chức sự kiện phổ biến hiện nay
Sau đây là các loại hình tổ chức sự kiện chính:
- Sự kiện kỷ niệm bao gồm những sự kiện lễ hội, xã hội.
- Các sự kiện giáo dục nhằm mục đích truyền đạt thông tin, huấn luyện mang tính giáo dục.
- Sự kiện tiếp thị được tổ chức nhằm thuyết phục và thu hút khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Sự kiện tri ân, khen thưởng nhằm mục đích thể hiện tôn vinh lòng kính trọng với những người có đóng góp trong một cá nhân tập thể.
Với những chia sẻ trên đây về cách phân biệt sự kiện và tổ chức sự kiện hy vọng đã giúp bạn hiểu rõ hơn về hai khái niệm này. Nếu bạn cần tư vấn thêm về việc tổ chức sự kiện sắp tới, hãy liên hệ ngay với Sự kiện Phú Thọ hotline (08) 8862 1599 để được tư vấn miễn phí nhé!
Với kinh nghiệm lâu năm trong nghề, các trang thiết bị đa dạng hiện đại, cùng đội ngũ nhân sự năng động chắc chắn chúng tôi sẽ giúp bạn có một sự kiện xuân sẻ và hiệu quả nhất!
Thông tin liên hệ:
Công Ty TNHH Quảng Cáo Và Sự Kiện Minh Thắng
Website: www://sukienphutho.vn/
Email: minhthangqc19@gmail.com
Hotline 1: 0888.621.599
Facebook: https://www.facebook.com/InTuiPhuTho
